Как сдать документы в архив

В МБУ «Архив города Перми» поступают на хранение документы от юридических и физических лиц.

Юридические лица — организации муниципальной и иных форм собственности, сдающие документы на хранение, представляют несколько групп:

1. Организации — источники комплектования МБУ «Архив г. Перми», включенные в список источников, передают на постоянное (вечное) хранение управленческие документы, отражающие основную деятельность. Прием документов в архив осуществляется один раз в 5 лет на основании описей, с оформлением акта приема-передачи.

В случае ликвидации организации — источника комплектования на хранение передаются управленческие документы и документы по личному составу.

2. Организации муниципальной формы собственности, не являющиеся источниками комплектования, при ликвидации, при смене собственности без правопреемника, передают на хранение документы по личному составу на срок до 75 (50) лет. Прием документов осуществляется на безвозмездной основе.

3. Организации негосударственной и немуниципальной формы собственности при ликвидации, передают на хранение документы по личному составу на срок до 75 (50) лет. Прием документов осуществляется на основе договора.

Документы поступают в архив в упорядоченном состоянии, после проведения комплекса работ по формированию документов в дела (единицы хранения), описанию и оформлению дел в соответствии с нормативными требованиями. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой к месту хранения, выполняются за счет организаций, передающих документы.

При организации работы по упорядочению документов рекомендуется использовать нормативно-методические документы:

1. Основные правила работы архивов организаций, М., 2002. Скачать (125 Кб.), Приложения Скачать (254 Кб.);

2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

3. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждения «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (ред. от 16.02.2016).

Физические лица — собственники или владельцы личных документов могут передать их на хранение в архив. Прием документов личного происхождения и фотодокументы осуществляется на основании договора между владельцем и архивом по сдаточной описи. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм хранения.