Порядок выдачи дел и документов из архивохранилища и их возврата на место

УТВЕРЖДЕНО
приказом директора
МУ «Архив города Перми»
от   22.12.2006  г. № 102
 
ПОРЯДОК  ВЫДАЧИ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА И ИХ ВОЗВРАТА НА МЕСТО
 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Порядок выдачи документов и дел из архивохранилища и их возврата на место (далее – «Порядок») разработан в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов РФ  (М., 2002), Правилами работы пользователей в читальном зале в МУ «Архив города Перми» (Пермь, 2006), Инструкцией об охранном режиме в МУ «Архив города Перми» (Пермь, 2006).

1.2. Порядок подготовлен в целях упорядочения выдачи документов и дел из хранилища и их возврата на место; в целях обеспечения сохранности документов при их использовании.

1.3. Сроки, на которые выдаются документы их хранилища, определены Основными правилами работы государственных архивов, сроки возврата документов на место контролируются.

1.4. Факты выдачи и возврата документов  оформляются в книгах выдачи дел из хранилищ.

2.   ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА

2.1. Организация выдачи документов и дел из хранилища

2.1.1. Документы и дела выдаются из хранилища:

-пользователям в читальный зал архива (см. п. 2.4.3);

-организациям и физическим лицам – фондообразователям, судебным и правоохранительным органам во временное пользование (см. п. 2.4.7);

-специалистам архива в рабочие помещения в служебных целях (см. п. 2.4.4);

-специалистам архива для исполнения социально-правовых запросов (см. п. 2.4.6);

-работникам хранилищ для улучшения физического состояния документов и дел (см. п. 2.4.5);

-сторонним организациям для проведения специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов –  в соответствии с договором.

2.1.2. Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится работниками хранилища.

Выдача дел из хранилища производится на основании оформленных заказов (требований) (приложения 1, 1а). На место выдаваемых из хранилища дел подкладывается карта-заместитель (приложение 2).

Примечание: самостоятельно (без оформления требований) дела могут быть взяты:

-работником хранилища для улучшения физического состояния дела в соответствии с планом работы;

-специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов в соответствии с заявлениями граждан.

Возврат дел на место в таких случаях осуществляет только работник хранилища.

2.1.3. Перед выдачей документов из хранилища и при возврате от пользователя может проводиться полистная проверка документов (кроме документов, возвращаемых из читального зала).

Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат:

-уникальные документы;

-документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности;

-несброшюрованные документы.

Перечень документов, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе проверки (приложение 3). При наличии фонда пользования особо ценных документов в читальный зал выдаются их копии.

2.2 Сроки выдачи документов

2.2.1. Документы выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

-один день – фотодокументы  пользователям в читальный зал;

-один месяц – пользователям в читальный зал и специалистам архива для служебных целей;

-три месяца – организациям, физическим лицам - фондообразователям во временное пользование;

-шесть месяцев – для экспонирования документов; по запросам судебных и правоохранительных органов.

2.2.2. Продление установленных сроков выдачи документов и дел допускается:

-пользователям – в особых случаях, с разрешения директора архива,

-при выдаче во временное пользование – по письменному подтверждению организации наличия выданных документов и обеспечения нормативных условий для их хранения;

-при экспонировании документов в соответствии с договором о проведении выставки.

2.2.3. Дела из хранилища выдаются в сроки, не превышающие 3-х рабочих дней со дня оформления заказа (требования). Отказ или отсрочка  в выдаче документов и дел из хранилища допускается в случаях:

-их плохого физического состояния;

-ограничений на использование документов, установленных фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

-выдачи дел во временное пользование другим организациям;

-выдачи дел другому пользователю или специалисту архива для служебных целей.

В читальный зал и во временное пользование не выдаются документы и дела, не прошедшие научного описания и технического оформления.

В читальный зал единовременно могут быть выданы по заказу (требованию):

-особо ценные дела досоветского периода – 1 ед.хр.;

-дела досоветского периода –  не более 7 ед.хр.;

-фотодокументы – до 5 ед.хр.;

-особо ценные дела советского периода – до 5 ед.хр.;

-документы советского периода – до 10 ед.хр.;

-фоно- и видеодокументы – до 3 ед.хр.

2.3. Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче

2.3.1. Документы и дела, выдаваемые из хранилища, должны быть в удовлетворительном физическом состоянии. Дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, выдаются после проведения ремонта. Выдача таких дел переносится на срок не более 3-х дней.

2.3.2. Дела, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение 4), лист использования документов (приложение 5) и лист проверки (при необходимости) (приложение 3).

2.3.3. Подготовка дела к выдаче из хранилища включает:

-выемку дела;

-сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью;

-полистную проверку дела – в установленных случаях (п. 2.1.3);

-упаковку дел в случае их транспортировки (п. 2.5.1).

Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела,  первичного средства хранения аудиовизуального, машиночитаемого  документа, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии  больших  исправлений обложка  и титульный  лист  заменяются  с сохранением  при  необходимости  старой обложки.

При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных документов (фотодокументов), изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр. 

2.4. Оформление выдачи документов

2.4.1. Документы из хранилища выдаются с письменного разрешения:

директора:

-при выдаче особо ценных и уникальных документов;

-при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках;

-при передаче на реставрационно-профилактическую обработку;

-при выемке подлинных документов и дел;

главного хранителя фондов:

-при выдаче документов специалистам архива для работы в рабочих помещениях;

-при выдаче документов пользователям в читальный зал архива;

-при выдаче дел на копирование с последующей расшивкой.

2.4.2. Документы и дела выдаются из хранилища на основании заказов (требований) (приложения 1, 1а) и регистрируются в книгах выдачи дел из хранилищ (приложения 6, 6а), которые ведутся раздельно по каждому хранилищу.

2.4.3. Выдача документов и дел в читальный зал оформляется заказами (требованиями) (приложение 1). Факт выдачи оформляется в книге выдачи документов в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала (приложение 6а). Исполненные заказы (требования) пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными документами и хранятся в личных делах пользователей. Единовременно из хранилища может быть выдано не более 10 ед.хр. одному пользователю (п. 2.2.3). Ответственность за сохранность документов во время их нахождения в читальном зале несет работник читального зала. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.

2.4.4. Выдача документов специалистам архива в служебных целях оформляется заказами (требованиями) (приложение 1а). Документы выдаются специалисту архива под расписку в заказе (требовании). Факт выдачи регистрируется в книге выдачи документов из хранилища (приложение 6, п. 100). Заказы (требования) специалистов архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения. Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет специалист архива. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.

2.4.5. Получение дел для улучшения их физического состояния (при необходимости мелкого ремонта) осуществляется самостоятельно работником хранилища – без оформления заказа (требования). Факт получения регистрируется в книге выдачи документов из хранилища работником хранилища (приложение 6, п. 101). Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет работник хранилища.

2.4.6. Получение документов по личному составу осуществляется самостоятельно специалистом архива только для исполнения социально-правовых запросов – без оформления заказа (требования). Факт получения регистрируется в книге выдачи документов из хранилища  специалистом архива (приложение 6, п. 102). Ответственность за сохранность документов во время работы с ними несет специалист архива. Возврат дел на место осуществляет работник хранилища.

При необходимости расшивки дела для изготовления копий документов оформляется заказ (требование) на выдачу дел «для копирования с последующей расшивкой» по согласованию с работником хранилища.

2.4.7. Выдача документов во временное пользование осуществляется на основании письменного заявления организации или физического лица - фондообразователя; оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (приложение 7). Факт выдачи регистрируется в книге выдачи документов из хранилища (приложение 6, п.103).

В графе «Примечание» акта о выдаче документов во временное пользование

указываются особенности оформления и физического состояния документов.

Решение о выдаче документов во временное пользование в организацию принимается при наличии:

-гарантийного письма;

-договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов.

Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива.

Контроль за сроками возврата дел в архив осуществляет главный хранитель фондов.

2.5. Транспортировка и перемещение документов

2.5.1. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка документов производится при плотной укладке документов, исключающей возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

2.5.2. Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

2.5.3. Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых
автомашинах при обязательном сопровождении специалиста архива.

2.5.4. Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

3. ПОРЯДОК ВОЗВРАЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩЕ

3.1. Контроль за сроками возвращения документов в хранилище

3.1.1. Контроль за своевременным возвращением выданных из хранилища дел и документов, осуществляет работник хранилища. Контроль осуществляется путем выверки книг выдачи документов и проводится один раз в квартал. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения срока возвращения документов, то выясняются  причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.

3.1.2. В целях контроля за соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы с документами, работником хранилища могут проводиться проверки сохранности выданных из хранилища документов, а так же документов, выданных во временное пользование в организацию. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

3.2. Организация возврата документов в хранилище

3.2.1. При возвращении дел и документов в хранилище осуществляется  проверка ихфизического состояния и полистная проверка в установленном порядке (п. 2.1.3). В случае, если при проверке выявлены повреждения возвращаемых документов, работник хранилища проводит ремонт листов, обложки, корешка и т.д.

3.2.2. При возврате в хранилище дел, расшитых с целью  копирования документов, работник хранилища осуществляет  подшивку дела, либо дело направляется для восстановления переплета в стороннюю организацию (по договору).

3.2.3.  При возврате документов, выдававшихся во временное пользование, в акте выдачи (приложение 7) оформляется отметка о дате возврата дел в архив и указываются особенности физического состояния документов.

3.2.4. Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Руководство архива обязано обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений, а также повреждения технического оборудования и имущества.

3.2.5. При возврате дел и документов в книге выдачи документов из хранилища оформляется отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их специалистов архива (приложения 6, 6а). Если дела возвращены частично, в заказе (требовании) оформляется отметка о возвращении конкретного дела, в книге выдачи документов из хранилища отметка оформляется только при возврате  всех перечисленных в заказе (требовании) дел.

3.3. Размещение документов в хранилище

3.3.1. После проверки дела и документы возвращаются на место в соответствии с архивными шифрами, при этом карта-заместитель изымается. В карте-заместителе оформляется отметка о дате возврата дела на место, и  она может быть использована для оформления выдачи другого  дела.

Приложения к данной статье.

Услуги

Тарифы

Контакты

  • Rambler's Top100














.