РАБОЧИЙ АРХИВ: ВОПРОСЫ – ОТВЕТЫ 

В редакцию [журнала «Консультант-Пермь»] поступают вопросы по рубрике «Рабочий архив» (№№ 4 – 7): 

1.      Я работаю делопроизводителем в коммерческой организации. Хотелось бы узнать, сколько лет нужно хранить документы в организации?

Сроки временного хранения документов в организации определены Законом РФ «Об архивном деле в РФ» (статья 22).

Коммерческие организации, документы которых включены в состав Архивного фонда РФ и работающие с архивным учреждением по договору, хранят управленческие документы 10 лет, после чего передают их на хранение в архивное учреждение; документы по личному составу хранятся в организации 75 лет либо до момента ликвидации организации.

Коммерческие организации, документы которых не включены в состав Архивного фонда РФ, самостоятельно определяют сроки хранения документов по Перечню типовых управленческих документов (М., 2000), где срок хранения «Постоянно» заменяется на срок «Не менее 10 лет», который включается в номенклатуру дел данной организации; документы по личному составу хранятся 75 лет либо до момента ликвидации организации. 

2.      Наше предприятие практически не работает. Решается вопрос о его реорганизации или даже о ликвидации. Объясните порядок сохранности документов по личному составу при реорганизации или ликвидации организации.

Действующим законодательством по архивному делу определен следующий порядок:

в случае, если предприятие реорганизуется, то имеющиеся документы по личному составу передаются на хранение во вновь созданную организацию, то есть в организацию - правопреемник;

в случае, если предприятие ликвидируется, то имеющиеся документы по личному составу передаются в вышестоящую организацию или, при ее отсутствии, в архивное учреждение. Организации государственной формы собственности передают документы в архивное учреждение областного значения, на территории Пермской области – это ГОУ «Государственный архив Пермской области». Организации муниципальной формы собственности, расположенные на территории г. Перми, – в МУ «Архив города Перми». Организации негосударственной (частной) формы собственности передают документы в архивное учреждение на основании договора между председателем ликвидационной комиссии (или конкурсным управляющим) и архивом. 

3.      Как хранить фотопленки, кассеты с видеофильмами? Существуют ли нормы?

Для того, чтобы организовать  работу по обеспечению сохранности кинофотофонодокументов, необходимо обратиться к Основным  правилам работы  архивов организаций (М., 2002).

Особенности режима хранения пленочных материалов предусматривают условия, где средняя температура воздуха для черно-белых пленок – 15о, для цветных – 2-5о, для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15-20о; относительная влажность воздуха соответственно – 40-55%, 40-55%, 50-65%. Хранятся такие документы в конвертах, коробках и папках.

4.      В одной из статей рубрики упоминается о «научно-справочном аппарате». Что это такое?

Научно-справочный аппарат (НСА) – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов архива, создаваемых для поиска документов в целях их эффективного использования. К таким справочникам относятся описи дел, путеводители, указатели, каталоги и картотеки, обзоры, исторические справки. 

5.      В Перечне типовых управленческих документов часто встречаются отметки «ЭК», «ЭПК», «ЭПМК». Что обозначают эти сокращения?

В соответствии с действующим законодательством по архивному делу, отбор документов на хранение осуществляется  на основании экспертизы ценности документов, которая проводится и на стадии делопроизводства, и на стадии архивного хранения. Для того, чтобы организовать такую работу, в каждой организации создается экспертная комиссия (ЭК). В архивных учреждениях для рассмотрения проектов номенклатур дел организаций, проектов описей и др. создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК). В органах исполнительной власти по управлению архивным делом для контроля и решения вопросов комплектования, хранения, использования документов и методической работы создаются экспертно-проверочные методические комиссии (ЭПМК).

Вопросы, требующие более широкого разъяснения, будут освещены в ближайших номерах нашего журнала, а именно: «Информационно-поисковые системы для оперативного использования документов», «Научно-справочный аппарат»,  «Организация экспертизы ценности документов», а также вопросы взаимоотношений архивов организаций со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями.

 

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Сентябрь. –  №  9. 

О. Н. Дубинина

Услуги

Тарифы

Контакты

  • Rambler's Top100