УТВЕРЖДЕН

приказом директора

МБУ «Архив города Перми»

от «23» октября 2014 г.

 

РЕГЛАМЕНТ

доступа к документам архива, содержащим персональные данные,

в читальном зале МБУ «Архив города Перми»

(ред.30.12.2015)

I. Общие положения

 

1.1. Регламент доступа к документам архива, содержащим персональные данные (далее - Регламент), разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 27 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № « 19, Рекомендациями по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные (М., 2002).

1.2. Целью разработки Регламента является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при осуществлении доступа к документам, содержащим его персональные данные, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.3. Регламент определяет порядок доступа юридических и физических лиц к архивным документам, содержащим персональные данные, в том числе: к личным делам, документам о доходах (ведомостям начисления заработной платы, лицевым счетам, расчетным листкам и т.д.) и т.д.

Порядок доступа к документам, содержащим персональные данные, в составе личных фондов, определяется фондообразователем и фиксируется в договоре дарения, который заключается при передаче документов на муниципальное хранение. Если режим конфиденциальности для документов частного юридического или физического лица не был им установлен, то такие документы остаются ограниченными для свободного доступа в течение 75 лет со времени их создания.

1.4. Контроль за доступом к документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, осуществляет начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов.

 

II. Обеспечение доступа к архивным документам,

содержащим персональные данные

 

2.1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, являются его персональными данными.

2.2. Персональные данные, которые в случае обнародования могут нанести субъекту персональных данных ущерб (моральный, материальный, физический), относятся к конфиденциальной информации. Ограничение в доступе к документам, содержащим конфиденциальные данные, устанавливаются на 75 лет со времени создания документа.

2.3. Режим конфиденциальности не устанавливается:

для субъекта персональных данных, который хочет получить доступ к своим персональным данным;

для доверенного лица субъекта персональных данных, предъявившего соответствующий нотариально заверенный документ и документ, удостоверяющий личность; в случае смерти субъекта данных - для его законного наследника, подтвердившего право наследования соответствующим документом и предъявившего документ, удостоверяющий личность;

если в документе содержатся персональные данные, которые не могут быть идентифицированы, а значит, не может быть нанесен ущерб (моральный, материальный, физический) субъекту персональных данных в случае их обнародования;

если субъектом информации является общественный деятель, занимающий или претендующий на занятие выборной должности. Режим конфиденциальности не снимается с компрометирующих данное лицо персональных данных, если они не были подтверждены в ходе судебного разбирательства;

если документ, содержащий персональные данные, был полностью опубликован ранее.

2.4. Доступ к информации о родственниках и близких субъекту персональных данных людях для пользователей, не имеющих нотариально заверенного разрешения самого субъекта, не осуществляется.

2.5. После окончания 75 лет со времени создания документа, содержащего конфиденциальные персональные данные, документ становится общедоступным.

 

III. Обеспечение доступа к архивным документам,

содержащим конфиденциальные персональные данные,

до окончания режима их конфиденциальности

 

3.1. Субъект персональных данных (его доверенное лицо, в случае смерти субъекта персональных данных - его законный наследник) обладает правом разрешить доступ пользователя к своим персональным данным до окончания режима их конфиденциальности. В этом случае пользователь должен представить в архив оригинал нотариально заверенного разрешения субъекта персональных данных на доступ. В разрешении должно быть указано, к каким документам и на каких условиях допускается пользователь. При предъявлении документа, удостоверяющего личность, пользователь получает доступ к указанным в разрешении документам, при условии отсутствия в них конфиденциальных персональных данных других субъектов. Если в указанных в разрешении документах есть персональные данные, компрометирующие других лиц, пользователь должен представить в архив оригиналы нотариально заверенных разрешений на доступ этих субъектов персональных данных. При отсутствии разрешений ему может быть выдана архивная справка, архивная выписка содержащая персональные данные субъекта, давшего разрешение на доступ.

3.2. В том случае, когда невозможно узнать мнение субъекта о возможности доступа к его персональным данным до окончания режима конфиденциальности (например, неизвестно его местопребывание или в случае смерти субъекта персональных данных отсутствует информация о его наследниках), вопрос о возможности доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, до истечения 75 лет со времени создания документа рассматривает директор архива.

3.3. В целях защиты прав субъекта при рассмотрении вопроса о доступе к его персональным данным до окончания режима конфиденциальности, при принятии решения учитываются следующие факторы:

обоснование необходимости досрочного доступа именно к данным документам;

сколько времени прошло с момента создания документа, содержащего конфиденциальные персональные данные (учитывая, что использование конфиденциальных персональных данных ограничено 75 годами со времени создания документа);

приведет ли доступ к документу к установлению личности субъекта персональных данных;

может ли доступ к документу быть заменен предоставлением запрашиваемой информации в форме архивной справки, архивной выписки.

3.4. В целях рассмотрения вопроса о возможности доступа пользователя к персональным данным до окончания 75 лет со времени создания документа, в котором они содержатся, директор архива рассматривает официальное письмо организации, направившей пользователя в архив, или личное заявление, если пользователь - частное лицо. В письме (заявлении) должны присутствовать сведения о целях исследования, личности пользователя и гарантии обеспечения конфиденциальности персональных данных.

3.5. В том случае, если цель работы пользователя - подготовка социологического, статистического, демографического и т.д. исследования, в котором персональные данные будут использованы в обезличенном виде, и организация, направившая пользователя в архив, и сам пользователь берут на себя ответственность за соблюдение взятых обязательств, в письме должно быть указано, что полученная информация будет использована только в указанных целях и в обезличенном виде.

3.6. В том случае, если цель исследования - подготовка биографического исследования (монографии, посвященной выдающемуся человеку, или справки для биобиблиографического словаря, комментариев о лицах), то работник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов предварительно просматривает дела, заказанные исследователем. Если дела не содержат конфиденциальных персональных данных, они могут быть выданы пользователю. В противном случае с согласия пользователя ему выдается архивная справка, архивная выписка, содержащая информацию о данном лице (лицах). По договоренности с пользователем ему могут быть подготовлены копии документов с обезличенными данными, архивная справка или архивная выписка.

3.7. В том случае, если пользователь, являясь частным лицом, занимается генеалогическим поиском, в заявлении должна быть указана степень родства, представлены нотариально заверенные документы, ее подтверждающие. Если пользователь не имеет родственных отношений с субъектом персональных данных или не располагает документами, подтверждающими степень родства, то для него может быть подготовлена архивная справка.

3.8. При решении вопроса о доступе директор архива при необходимости вправе затребовать у пользователя, занимающегося научными исследованиями, список научных трудов или рекомендательное письмо научного руководителя, если пользователем является начинающий научный сотрудник или аспирант.

3.9. В том случае, если тема, заявленная исследователем, носит слишком общий характер, в целях решения вопроса об обеспечении доступа к персональным данным, директор архива вправе предложить пользователю в письменном виде обосновать целесообразность изучения этих документов. Доступ может быть разрешен только к информации, непосредственно связанной с профилем деятельности или темой исследования пользователя.

3.10. При положительном решении вопроса о доступе в анкете пользователь собственноручно должен написать, что предупрежден об административной и уголовной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных и обязуется не нанести ущерб субъекту, к чьим персональным данным он допущен.

3.11. Разрешение на доступ выдается в письменном виде в виде визы на письме юридического лица или на личном заявлении пользователя.

3.12. Отказ в предоставлении доступа также излагается в письменном виде (на самом запросе) с указанием причин отказа.

 

IV. Формы организации доступа к документам,

содержащим конфиденциальные персональные данные,

до окончания режима их конфиденциальности


4.1. В том случае, если пользователю разрешен доступ к отдельным архивным документам дела и нет возможности предоставить разрешенные к доступу документы отдельно, архивное дело выдается пользователю, но доступными для пользования остаются только разрешенные к прочтению документы, а документы, содержащие информацию конфиденциального характера, конвертируются работником отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов, осуществляющим выдачу дела.

4.2. В том случае, если пользователь, заинтересованный в доступе к архивному документу, содержащему персональные данные, не нуждается в персоноидентифицирующей информации, ему может быть представлена ксерокопия документа с обезличенными персональными данными при условии, что оставшаяся информация недостаточна для идентификации субъекта персональных данных. При этом с подлинника документа снимается копия, на ней закрываются персоноидентифицирующие данные и делается следующая копия, которая выдается пользователю. Промежуточная копия уничтожается.

 

V. Копирование документов, содержащих персональные данные

 

5.1. Разрешается копирование документов, содержащих персональные данные, в следующих случаях:

документов дела по просьбе самого субъекта персональных данных (доверенного лица или родственника при наличии нотариально заверенной доверенности субъекта данных, а в случае его смерти - свидетельства о смерти) при условии соблюдения прав других субъектов, персональные данные которых могут находиться в деле;

документов дела для пользователя с разрешения субъекта персональных данных в отношении своих персональных данных;

документов дела в случае обезличивания персональных данных, содержащихся в документах дела;

копирование некоторых документов дела в качестве иллюстраций, когда интересна сама форма документа или язык автора, манера ведения записей, почерк; при этом должны быть сняты подписи, идентифицирующие данные в самом тексте документа.

5.2. Копирование документов дела после окончания 75 лет со времени их создания производится без ограничений.

5.3. Контроль за доступом к документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, осуществляет начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов путем полистного просмотра документов, отобранных пользователями для копирования.

Услуги

Тарифы

Контакты

  • Rambler's Top100














.