РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ БАЗЫ ДАННЫХ «НЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ»
1. НАЗНАЧЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
База данных «Невостребованные личные документы» представляет собой информационный массив личных невостребованных документов: трудовых книжек, свидетельств об образовании, о рождении; аттестатов, дипломов о среднем образовании, удостоверений.
Данные необходимы для оперативного поиска личных документов граждан, своевременно не полученных при увольнении из организаций, документы которых находятся на хранении в архиве.
Работа с базой данных ведется в диалоговом режиме с помощью системы меню и сопровождающих подсказок. Запуск выполнения всех команд и перемещение по экрану реализованы в соответствии со стандартами, принятыми для Access и его приложений, для чего используется клавиатура и мышь.
Пользователь БД «Невостребованные личные документы» имеет право работать в режиме «Таблицы», в режимах «Конструктор» и «Создать» работает только создатель данной базы.
Ответственный за базу данных имеет право редактирования (добавление, изменение и удаление данных – с обязательным сохранение данных при внесении изменений), пользователь на приеме граждан имеет право на поиск документов по базе – без её сохранения.
База данных позволяет выполнять операции:
-добавить в таблицу одну или несколько записей;
-удалить из таблицы одну или несколько записей;
-найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.
Для обеспечения сохранности введенной информации рекомендуется регулярно производить копирование БД на дискеты или диски, независимо от внесения изменений.
1.1. ОПИСАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ И НАЧАЛО РАБОТЫ С НЕЙ
Запуск программы производим двойным щелчком мыши по файлу с названием «Невостребованные личные документы».mdb на рабочем столе.
Открывается диалоговое окно, в режиме «Таблица» существует один элемент – «Трудовые книжки», выделяем его и нажимаем «Открыть».
На экране появится окно с содержимым таблицы. В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, расположенных в одном столбце таблицы), за которыми ниже следуют записи (строки таблицы), в которых находятся данные. Одна запись всегда является текущей и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка слева от поля «Заголовок дела» при установлении курсора на одну из записей).
Содержание таблицы.
Таблица состоит из полей: заголовок дела, № фонда, № описи, № дела, вид документа, дата:
-заголовок дела: фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего личный документ;
-вид документа: трудовая книжка, свидетельства об образовании, о рождении; аттестаты, дипломы о среднем образовании, удостоверения;
-дата последней записи в личном документе.
Для перемещения по записям таблицы используются кнопки, расположенные на нижней границе окна таблицы:
переход на первую,
переход на предыдущую,
переход на следующую,
переход на последнюю запись
Там же находятся: номера текущей записи (например, запись 1),
кнопка создания новой записи и
указатель общего количества записей в таблице
(например: 91 запись всего в базе).
Для просмотра записей в таблице удобно использовать полосы прокрутки (вертикальную, горизонтальную), а также клавишу «Tab».
При вводе или удалении данных необходимо сохранять исправления, для этого на панели инструментов «Файл» нажать «Сохранить».
- РАБОТА С ЗАПИСЯМИ В РЕЖИМЕ ТАБЛИЦЫ
Предусмотрены следующие операции с записями: ввод и изменение данных; поиск и удаление данных, сортировка данных. На эти действия имеет право только ответственный за базу данных.
2.1. ВВОД И ИЗМЕНЕНИЕ ДАННЫХ
Основанием для ввода данных в таблицу являются сами невостребованные личные документы или электронный вариант (Word) описи невостребованных личных документов, поступивших на хранение в архив.
Если ввод данных происходит с личного документа, то, чтобы добавить новую запись, нажмите на кнопку (новая запись)
и в поле «Заголовок дела» вводим фамилию, имя и отчество с документа.
Переходим в другое поле «№ фонда» нажатием кнопки «Tab»: вводим № фонда, в следующем поле – № описи, далее – № дела.
Для удобства ввода данных в поле таблицы предусмотрена возможность создания списка подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Это применимо для поля «Вид документа». Курсором встаем на поле, справа появляется кнопка со стрелкой, нажимаем на нее, появляется список значений этого поля, выбираем из списка нужное и щелкаем на него. В следующее поле заносим дату последней записи в личном документе: например: 01.05.1995 – обязательно с точками.
При необходимости внесения изменений данных следует установить курсор на нужное поле записи, нажать «Delete» и ввести правильные данные.
Ввод данных в таблицу можно осуществлять не только непосредственно с клавиатуры, но и с помощью копирования.
Если ввод данных происходит с таблицы документа Word, то выделяем столбец таблицы Word с ФИО, нажимаем кнопку копировать:
Встать в поле «Заголовок дела» таблицы Access и нажимаем на кнопку создания новой записи. Заходим в меню «Правка» и нажимаем «Добавить из буфера». Программа спросит «Предпринимается попытка вставить следующее число записей: ___. Вставить записи», нажать «Да». Второе, третье, четвертое поля заполняются вручную. Вид документа выбирается из списка. Поле «Дата» заполняется: если в Wordе заполнен столбец «Конечная дата», то выделяем весь столбец, а в Access выделяем нужное количество ячеек в поле «Дата», если в Wordе – 10 записей, то в Access выделяются 10 ячеек поля «Дата» и нажимаем значок на панели инструментов «Вставка»
Программа спросит: «Предпринимается попытка вставить следующее число записей ___Вставить записи», нажимаем «Да».
2.2. ПОИСК И УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ
2.2.1. Для поиска документа встаем в поле «Заголовок дела», на панели инструментов нажимаем значок бинокля
Появится диалоговое окно «Поиск»: вводим фамилию в поле «Образец». В поле «Совпадения» выбираем с любой частью поля, ставим галочку только в текущем поле, нажимаем «Найти». Если найденное значение не соответствует нужному, то нажимаем «Найти далее».
База данных позволяет выявить наличие не одного, а нескольких личных документов конкретного заявителя. Для этого используем фильтрацию данных: выделяем ячейку «Заголовок дела» с уже найденными сведениями, нажимаем на панели инструментов значок «Фильтр по выделенному» и из всей базы данных выберется список записей с необходимой информацией. Если выдается список из нескольких записей, то проверяем, сходятся ли даты рождения и возможные другие данные по самим личным документам. После проверки нажимаем значок «Удалить фильтр», для того чтобы вернуться в режим таблицы
2.2.2. После оформления выдачи личного документа владельцу, в базе удаляем соответствующие записи. Удаление происходит на основании расписки о выдаче личного документа на руки заявителю.
Чтобы удалить запись, встаем на любое поле этой записи, на панели инструментов заходим в «Правка» и нажимаем «Удалить запись», подтверждаем удаление - нажимаем «Да». Запись удалена и не восстановима. На расписке о выдаче документа ставим дату удаления записи из базы и подпись ответственного за базу данных.
2.3. СОРТИРОВКА ДАННЫХ
С помощью сортировки данных таблицы можно получить сведения о документах, сроки хранения которых истекли.
Для этого установим курсор на любую строку столбца «Дата» и нажимаем на кнопку на панели инструментов: сортировка по возрастанию
Данные формируются по возрастанию последних записей в личных документах. По истечении срока хранения уничтожению подлежат документы, последние записи в которых сделаны более 50 лет назад (исключение составляют свидетельства о рождении, о заключении брака).
После сортировки данных сохранять изменения нельзя, иначе порядок сортировки по полю «Дата» сохраняется и при последующих запусках базы.
Выход из программы осуществляем нажатием на «×» в правом верхнем углу окна таблицы. Аналогично закрывается и всё приложение Access.
СОГЛАСОВАНО
ЭМК МУ «Архив города Перми»
Протокол от 04.08.2005 г. № 9
