Памятка по организации и проведению экспертизы ценности и уничтожения документов
1. Экспертиза ценности документовЭкспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится по мере необходимости, но не реже чем один раз в год. При проведении экспертизы ценности документов производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Экспертиза ценности проводится только на основании утвержденной номенклатуры дел за соответствующие годы. При отсутствии номенклатуры дел в организации отбор документов на хранение и уничтожении производится на основании типового (или ведомственного) перечня документов с указанием сроков хранения.
Отбор документов на хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела.
Одновременно с отбором документов для передачи в ведомственный архив проводится отбор дел для уничтожения и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизии» т.п.
Документы, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, не подлежат уничтожению.
По результатам проведенной экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
С целью гарантированного сохранения документов акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления всех видов указанных описей и их согласования и утверждения на ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временным сроком хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
В 2006 году подлежат уничтожению документы:
-со сроком хранения 1 год – 2004 г.;
-со сроком хранения 3 года – 2002 г.;
-со сроком хранения 5 лет – 2000 г.;
-со сроком хранения 10 лет – 1995 г.;
-со сроком хранения 15 лет – 1990 г.;
-со сроком хранения 25 лет – 1980 г.;
-со сроком хранения 50 лет – 1955 г.
2. Составление акта на уничтожение документов
Сводный акт о выделении к уничтожению документов составляет ответственный за архив организации.
В акте на уничтожение документов указывается, что документы уничтожаются на основании номенклатуры дел за соответствующие годы. Далее в табличной форме заполняются следующие графы:
-в графе № 1 – номер по порядку;
-в графе № 2 – заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;
-в графе № 3 – крайние даты дел, например 1999-2000 или 2000 г.;
-в графе № 4 – год номенклатуры;
-в графе № 5 – индекс дела по номенклатуре дел;
-в графе № 6 – общее количество томов одного вида документов, например 1 или 5;
-в графе № 7 – срок хранения и номер статьи по типовому перечню, например ДМН ст. 1б или 5 лет ст. 44;
-в графе № 8 – указываются особенности формирования дела или включения данного дела в акт.
Затем оформляется итоговая запись об общем количестве дел, внесенных в акт. Далее указывается, что описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующие годы утверждены и согласованы ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.
Акт подписывает лицо, ответственное за архив.
Акт согласовывается с экспертной комиссией организации.
Уничтожение дел проводится централизованно ответственным за архив. Не допускается уничтожение документов в структурных подразделениях организации.
Транспортировка и уничтожение дел проходит под наблюдением ответственного за архив организации. Организация, уничтожившая документы, обязана сделать отметку в акте о дате и способе уничтожении документа. Акт о выделении к уничтожению документов должен храниться в деле фонда. Номер акту присваивается по порядку номеров данного вида актов.
Приложение 1
Название организации УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
__________________Ф.И. О.
«____»_____________2006 г.
АКТ №
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании номенклатуры дел ______________________________________________
(название организации)
за ___________ годы и перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, выделены к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:
|
№ |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Дата |
Индекс дела |
Кол-во дел |
Срок хранения |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого _____________________________________ед. хр. за ______________годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _________________годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области (протокол от__________№________).
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
ЭК организации
Протокол от _______№_____
СОГЛАСОВАНО
ЭМК МУ «Архив города Перми»
Протокол от 25.05.2006 г. № 5
