ПРАВИЛА РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ МУ «АРХИВ ГОРОДА ПЕРМИ»
1. Общие положения
Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10. 2004 № 125-ФЗ, Федеральным Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ, «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», утвержденными приказом Росархива от 06.07.1998.
Посещение читального зала архива и пользование документами – бесплатное.
Платные услуги пользователям предоставляются в соответствии с действующим прейскурантом.
Режим работы читального зала: понедельник, среда: с 9.00 до 17.00; пятница: с 9.00 до 16.00; суббота, воскресенье: выходные дни.
2. Обязанности и права архива при обслуживании пользователей в читальном зале
2.1. Порядок работы, обязанности сотрудников архива по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации и Пермского края, нормативно-правовыми актами Федеральной архивной службы России.
2.2. Архив обязан предупредить пользователей об ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за неправомерное использование, публикацию, распространение и передачу третьим лицам архивной информации, имеющей ограничение на использование или содержащей сведения конфиденциального характера.
2.3. Архив не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования архивной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска или предоставленной им в порядке оказания платных услуг, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. В случаях, когда полученная архивная информация может нанести ущерб государственным, общественным или частным интересам граждан архив может просить пользователей подписать обязательство о нераспространении архивной информации.
2.4. Архив не несет ответственности за использование пользователями информации, полученной ими в ходе самостоятельной работы с документами.
2.5. В соответствии с действующим законодательством (Кодекс РФ об административных правонарушениях) архив может лишить права занятий в читальном зале постоянно или временно пользователей, допустивших повреждения архивных документов, архивных справочников и материалов, технического оборудования, а также систематически нарушающих настоящие Правила. Руководство архива письменно информирует об этом пользователей и организации, направившие их для работы в читальный зал.
3. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива
3.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании официального письма (приложение 1) направившей их организации или личного заявления (приложение 2) на имя директора архива с обоснованием необходимости изучения архивных материалов. Студенты и учащиеся оформляются по письму руководства учебного заведения. Иностранные пользователи оформляются на основании письма принимающей их организации, иностранных дипломатических представительств и других учреждений.
3.2. В личном заявлении или официальном письме указываются фамилия, имя, отчество пользователей, место работы и должность, ученая степень (звание), цель исследования, тема и ее хронологические рамки. В личном заявлении указывается также домашний адрес и паспортные данные. Письма удостоверяются подписью руководства организации.
3.3. Разрешение на работу с документами дается руководством архива на срок не более 1 года с момента оформления пользователя для работы в читальном зале. По истечении этого срока или при изменении темы пользователь предоставляет новое письмо.
3.4. Пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (приложение 3).
3.5. Сотрудник читального зала оформляет пользователям временный (на определенный период) или постоянный (на один год) пропуск (приложение 4). Пропуск является действительным при наличии документа, удостоверяющего личность. Постоянные пропуска ежегодно переоформляются. При окончании работы с документами архива пропуска сдаются.
3.6. На каждого пользователя в читальном зале заводится «личное дело» (приложение 5), в которое включаются следующие документы: официальное письмо или заявление о допуске в читальный зал с резолюцией директора архива, анкета пользователя, заказы на выдачу дел, заказы на копирование документов.
4. Организация работы пользователей в читальном зале
4.1. Документы выдаются на основании письменного заказа пользователя, где обязательно указывается тема исследования (приложение 6).
4.2. Организация выдачи дел регламентируется приказами директора архива, «Рекомендациями по выдаче дел из хранилища и их возврату» (Пермь, 2006).
4.2.1. При заказе до 15.00 ч. дела в читальный зал выдаются после 10. 00 ч. на следующий день. При заказе после 15. 00 ч. дела выдаются после 13. 00 ч. на следующий день.
4.3. Единовременно пользователю могут быть выданы:
-особо ценные дела досоветского периода – 1 ед.хр.;
-дела досоветского периода – до 700 листов, не более 7 ед.хр.;
-фотодокументы – до 5 ед. хр.;
-особо ценные дела советского периода – до 5 ед.хр.;
-прочие документы советского периода – до 10 ед.хр.;
-фоно- и видеодокументы – до 3 ед.хр.;
-описи – до 5.
4.4. Особо ценные дела, описи, фотодокументы выдаются сроком на 1 день, прочие документы – до 5 дней. Продление сроков использования документов, других материалов определяется сотрудником читального зала. Продление сроков хранения и использования уникальных и особо ценных документов, оформление нового заказа согласуется с руководством архива.
4.5. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
-их плохого физического состояния;
-ограничений на использование документов, установленных
фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
-необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива;
-выдачи дел во временное пользование другим учреждениям;
-выдачи другому пользователю или сотруднику архива
Не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления. Причины отказа указываются в требовании на выдачу документальных материалов.
4.6. При получении заказанных материалов пользователь, проверив их сохранность, расписывается в присутствии сотрудника читального зала в бланке заказа в графе «Расписка пользователя», т.е. удостоверяет свою ответственность за документы на время пользования ими. При обнаружении повреждения или дефектов документов: отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.
4.7. Во время работы пользователь обязан соблюдать правила работы с архивными документами:
-не выносить дела из читального зала;
-не передавать их третьим лицам;
-не оставлять открытые дела незащищенными от солнечного и электрического света продолжительное время;
-не писать на листах бумаги, положенных поверх документов;
-загибать углы листов;
-калькировать документы;
-вкладывать в дела посторонние предметы;
-перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в
другое.
4.8. Не разрешается в целях обеспечения сохранности документов:
-входить в читальный зал в верхней одежде;
-вносить сумки, пакеты (размером более 200 × 300 мм);
-употреблять продукты питания;
-делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания;
-курить.
4.9. Пользователь обязан ежедневно возвращать выданные ему материалы сотруднику читального зала, при этом осуществляется полистная проверка физического состояния документов. При окончательной сдаче дел для возвращения их в хранилище сотрудник читального зала принимает их от пользователя, о чем заверяет своей подписью в бланке заказа. При обнаружении в делах недостачи составляется акт.
5. Права пользователя
5.1. Пользователь имеет право получать информацию:
-о режиме работы читального зала, порядке услуг и условиях их предоставления;
-о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, об имеющихся справочниках;
-о существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, сроках, в течение которых они будут действовать.
5.2. Пользователь может обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством. Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архива, в комитет по делам архивов администрации Пермской области, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы РФ.
5.3. Пользователь имеет право проносить в читальный зал печатный текст или гранки собственной научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском.
5.4. Пользователей могут сопровождать переводчики и помощники.
5.5 При работе с архивными материалами пользователь по специальному разрешению руководства архива может использовать технические приборы и устройства, облегчающие его работу (микрокалькулятор, ПК).
6. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
6.1. Заказы на копирование: изготовление ксерокопий, фотокопий, копий на электронных носителях оформляются пользователями на специальном бланке, где указываются поисковые данные документов (приложение 7).
6.2. Объем, сроки изготовления копий устанавливаются директором архива с учетом технических возможностей архива и физического состояния документов.
6.3. В исключительных случаях, при отсутствии технических возможностей у архива, допускается копирование документов техническими средствами пользователей, в т.ч. сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами, но только с разрешения директора архива в помещении архива под контролем сотрудника читального зала.
6.4. Копирование документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками, передавшими документы на постоянное или временное хранение.
6.5. Копирование документов, содержащих персональные данные, может быть проведено:
-по просьбе самого субъекта персональных данных (доверенного лица или родственника при наличии нотариально заверенной достоверности субъекта данных);
-для пользователя с разрешения субъекта персональных данных в отношении своих персональных данных и если это не противоречит федеральному законодательству;
-в случае обезличивания персональных данных, содержащихся в документах дела;
-копирование документов дела в качестве иллюстрации, когда интересна сама форма документа или язык автора, почерк и т.п., при этом должны быть сняты подписи, идентифицирующие данные в самом тексте документа.
6.5.1. Копирование документов, содержащих персональные данные после окончания 75-ти лет со времени их создания, производится без ограничений.
6.6. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера осуществляется с учетом норм Закона Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».
6.7. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которого может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов, требующих расшивки и реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.
6.8. Копирование неопубликованных статей, архивных справочников, баз данных в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.
6.9. На каждой копии документа проставляются выходные данные: номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа, копии заверяются в установленном порядке.
7. Обязанности пользователя
7.1. Пользователь обязан соблюдать:
-правила работы с документами в читальном зале;
-технические требования обращения с оборудованием и документами на специальных электронных носителях;
- распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.
8. Порядок использования пользователем архивных документов
8.1. Пользователь несет ответственность за соответствие приводимой им в публикациях архивной информации содержанию использованных документов. В научных трудах и публикациях пользователь указывает поисковые данные используемых документов (название архива, № фонда, описи, дела, листов).
8.2. Пользователь, подготовивший издание с использованием архивных документов, может представить в читальный зал архива библиографическую справку или один экземпляр издания.
9. Ответственность за нарушение правил работы читального зала
9.1. Граждане, причинившие ущерб документам Государственного архивного фонда РФ, привлекаются к ответственности в соответствии со ст. 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность» и ст. 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей» Уголовного кодекса Российской Федерации от 13.06.1996.
СОГЛАСОВАНО:
Главный хранитель фондов О.Н. Дубинина
Начальник отдела использования документов и справочной работы С.Н. Оборина
