ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Общие положения
1.1. Документы учреждения, организации, предприятия муниципальной формы собственности, расположенные на территории г. Перми, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермской области, являются муниципальной собственностью и подлежат постоянному хранению в МУ «Архив города Перми».
До передачи на постоянное муниципальное хранение эти документы хранятся временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством России, в учреждении, организации, предприятии (далее – учреждении).
1.2. Учреждение обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермской области, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями, устанавливаемыми ст. 21 Федерального Закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Пермской области должностные лица учреждения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В учреждении для хранения документов Архивного фонда Пермской области и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создается архив.
Учреждение обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.
Архив учреждения может быть создан как самостоятельное подразделение или в структуре службы документационного обеспечения управления учреждения. За состояние архива ответственность несет заведующий архивом или его функции возлагаются на лицо, отвечающее за ведение архива. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель учреждения или его заместитель.
Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет МУ «Архив города Перми».
1.4. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РФ и Пермской области, законодательными актами по архивному делу и документационному обеспечению управления, распоряжениями и приказами вышестоящих организаций, руководителя учреждения, настоящим Положением.
1.5. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается МУ «Архив города Перми» и утверждается руководителем учреждения.
1.6. При смене должностного лица, ответственного за архив, прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним, инвентаря и оборудования производится по акту, согласованному с МУ «Архив города Перми».
2. Состав документов архива
В архив учреждения поступают:
2.1. Законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения;
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников;
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данному учреждению;
2.4. Личные фонды руководящих работников учреждения;
2.5. Документы, содержащие научно-техническую документацию;
2.6. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, информационные и другие издания;
2.7. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи архива
Задачами архива являются:
3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.2. Учет, обеспечение сохранности документов;
3.3. Создание научно-справочного аппарата к документам архива;
3.4. Использование документов, хранящихся в архиве;
3.5. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения в соответствии с требованиями ГОСТов и «Основных правил работы архивов организаций»;
3.6. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Пермской области на муниципальное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством России.
4. Функции архива
В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1. Ведение списков структурных подразделений – источников комплектования архива;
4.2. Прием не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, документов структурных подразделений учреждения в упорядоченном состоянии;
4.3. Учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
4.4. Создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4.5. Организация использования документов:
-информирование руководства и сотрудников учреждения о составе и содержании документов архива;
-выдача в установленном порядке дел и документов или копий документов в целях служебного и научного использования;
-исполнение запросов организаций и заявлений граждан по вопросам социально-правового характера;
-ведение учета и анализа использования документов;
4.6. Проведение экспертизы ценности документов архива и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в МУ «Архив города Перми»;
4.7. Осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях учреждения;
4.8. Организация работы по составлению номенклатуры дел учреждения;
4.9. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;
4.10. Участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
4.11. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления;
4.12. Своевременное представление в МУ «Архив города Перми» сведений о составе и объеме документов учреждения по установленной форме;
4.13. Подготовка и передача документов Архивного фонда Пермской области на муниципальное хранение в МУ «Архив города Перми».
5. Права архива
Архив имеет право:
5.1. Требовать от структурных подразделений учреждения своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
5.2. Контролировать соблюдение правил работы с документами в структурных подразделениях – источниках комплектования архива;
5.3. Запрашивать от структурных подразделений необходимые для качественной работы архива сведения.
6. Ответственность архива
Архив совместно с руководителем учреждения несет ответственность за:
6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
6.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов;
6.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ее ликвидации или реорганизации;
6.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
СОГЛАСОВАНО
ЭМК МУ «Архив города Перми»
Протокол от 29.08.2005 г. № 11
