РЕШИЛИ УПОРЯДОЧИТЬ ДОКУМЕНТЫ? СЛЕДУЙТЕ СОВРЕМЕННЫМ ПРАВИЛАМ И ТРЕБОВАНИЯМ 

В предыдущем номере журнала (Консультант-Пермь. – 2005. – Май. – № 5) мы рассмотрели тему о  создании архива в организации и условиях, необходимых для хранения документов. Сегодня мы ответим на вопросы о том, какие именно документы должны храниться в архиве организации; как подготовить документы для хранения; каков порядок передачи документов в архив.

На все эти вопросы дает ответ понятие «Упорядочение архивных документов». Закон РФ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. объясняет «упорядочение архивных документов как комплекс работ по формированию архивных документов в  единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дела) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченными Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти», иными словами, упорядочение документов – это подготовка документов к архивному хранению.

Формирование документов в дела

Формирование дела – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. См.: Основные правила работы архивов организаций (М., 2002).

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел устанавливает порядок формирования дел и помогает определить, какие документы подлежат передаче на архивное хранение в соответствии со сроками хранения.

Сроки хранения документов  устанавливаются по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М., 2000).

Различают документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения:

к первой группе относятся документы, отражающие основную деятельность

организации: приказы (распоряжения), протоколы собраний, учредительные документы, штатное расписание, сметы доходов и расходов, годовые отчеты и др.;

ко второй группе относятся документы так называемого «долговременного» хранения – свыше 10 лет: приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, об увольнении, перемещении, поощрении), списки личного состава, списки сотрудников, занятых на вредном производстве, личные карточки ф. Т-2, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, книги учета движения трудовых книжек, лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, акты о несчастных случаях на производстве и др.  Именно такие документы и называют документами по личному составу;

к третьей группе относятся документы, имеющие значение в определенный период времени и подлежащие временному хранению в течение 1 года, 3-х, 5-ти, 10-ти лет: приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, о наказании, дежурствах, краткосрочных командировках, служебная переписка, обращения граждан, бухгалтерская и хозяйственная документация, документы по административной деятельности и др.

Требования, предъявляемые к составлению и оформлению номенклатуры дел, определены нормативными документами по организации делопроизводства: это – Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 г.  № 68; Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г.

Номенклатура дел составляется в организации в конце года (ноябрь-декабрь) специалистами службы делопроизводства и вводится в действие после утверждения руководителем с 1 января следующего года. Формирование дел осуществляется в строгом соответствии с номенклатурой дел.

Существуют правила формирования документов в дела:

-помещать в дела только исполненные документы;

-документы разных сроков хранения помещаются в разные дела в соответствии с установленными сроками хранения;

-в дело включаются документы в одном экземпляре, исключая дубликаты и черновики;

-в дело группируются документы одного календарного года (для учебных заведений

–в пределах учебного года), за исключением переходящих дел, которые формируются более одного года, судебных дел, личных дел, документы выборных органов и депутатских групп, истории болезней и др.;

-дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;

-приложения к документам формируются вместе с документами, к которым они относятся;

-приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составу группируются в разные дела;

-внутри дела документы располагаются в логической последовательности, в зависимости от содержания документов: по алфавиту фамилий; по порядку номеров; по хронологии; по видам документов; в деле с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом. 

Описание дел

По окончании делопроизводственного года службой делопроизводства проводится работа по организации отбора документов на архивное хранение. Хранению в архиве организации подлежат дела с документами постоянного и временного  (свыше 10 лет) хранения. Документы временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, их хранение осуществляют специалисты на рабочих местах до момента уничтожения по истечении сроков хранения. В архив организации дела передаются по сдаточной описи.

Опись представляет собой систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению описи, определены нормативными документами по организации делопроизводства: это – Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68; Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г.

На дела постоянного хранения и  на дела по личному составу составляются отдельные описи. Опись составляется в соответствии с номенклатурой дел. В опись включаются законченные делопроизводством сформированные  дела, оформленные в установленном порядке.

Опись состоит из описательных статей, включающие следующие элементы: порядковый номер дела, индекс дела (из номенклатуры дел), заголовок дела, даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела. В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество дел, первый и последний номера дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись утверждается руководителем организации.

При составлении описи необходимо выполнять требования:

-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации документов в номенклатуре дел;

-каждое отдельное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый отдельный том – это самостоятельное дело);

-заголовок дела оформляется в точном соответствии с заголовком на обложке дела;

-заголовки однородных дел оформляются полностью только у первого дела, остальные обозначаются словами «То же»;

-даты дела оформляются в соответствии с данными на обложке дела.

Оформление дел

Дела с документами, подлежащие архивному хранению, необходимо оформить в соответствии с установленными правилами. Цель – подготовить дела к длительному и, более того, к вечному хранению. Недаром в старинные времена документы оформлялись в кожаные переплеты, с применением металлических скоб и креплений, которые сохранились до нашего времени. 

Современные требования оформления дел при подготовке их на архивное хранение предусматривают:

-систематизацию документов внутри дела в соответствии с правилами  формирования дел;

-удаление металлических скреплений;

-подшивку или переплет документов (если объем листов больше, чем 60 листов) в картонные корочки. Подшивка документов производится в четыре прокола суровыми нитками, так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста;

-нумерацию листов дела – в правом верхнем углу листа графитовым карандашом или нумератором (применение чернил и шариковой ручки не допускается);

-составление итоговой заверительной надписи о количестве пронумерованных листов на бланке листа-заверителя, который помещается в конце дела;

-составление внутренней описи к документам дела (при необходимости) для расшифровки видов документов и оперативного поиска необходимого документа;

-оформление обложки дела с указанием необходимых реквизитов: название организации, название структурного подразделения, уточненный заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела.

В соответствии с Правилами работы архивов организаций в архив поступают документы постоянного и долговременного хранения не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи.

В следующем номере журнала мы рассмотрим тему использования архивных документов, то есть ответим на основной вопрос: «Зачем хранить документы?». 

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Июнь. –  №  6 

О. Н. Дубинина