ВЗАИМООТНОШЕНИЯ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ СО СПЕЦИАЛЬНО УПОЛНОМОЧЕННЫМИ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ОРГАНАМИ 

Вопросы взаимодействия организаций и органов управления архивным делом в стране были актуальны всегда. Сегодня же им уделяется особое внимание в связи с вступлением в силу Законов РФ «Об общих принципах местного самоуправления в РФ» и «Об архивном деле в РФ». Законы определяют порядок комплектования архивов документами Архивного фонда РФ, образовавшимися в деятельности территориальных органов исполнительной власти, федеральных и государственных организаций, расположенных на территории субъектов федерации и муниципальных образований.

Все же, как осуществляется управление архивным делом в стране? Как выстраиваются отношения между архивами организаций и уполномоченными государственными органами в сфере организации комплектования, хранения и использования архивных документов? Какова роль архивов организаций в решении задач по сохранности документов, имеющих историческое значение?

Закон «Об архивном деле в РФ» определяет обязанности государственных органов, органов местного самоуправления по созданию архивов в целях хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности; одновременно определяет право создавать архивы организациям, не относящимся к государственной и муниципальной собственности. Государство, в свою очередь, выступает гарантом прав и обеспечивает развитие архивного дела в стране.

Государственное управление архивным делом  в России осуществляет федеральный орган государственной власти, а именно  Федеральное архивное агентство (Росархив) в системе Министерства культуры и массовых коммуникаций России. Росархив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением: управляет федеральным имуществом в сфере архивного дела, осуществляет государственный учет документов Архивного фонда РФ; ведет государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Особо следует отметить, что в компетенцию Росархива входит руководство не только архивной, но и делопроизводственной сферой в России. Размещается Росархив  в г. Москве (ул. Ильинка, 12 и ул. Арбат, 35).

Государственное управление архивным делом в субъектах РФ осуществляют органы государственной власти субъекта федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела. В Пермском крае данные задачи решает комитет по делам архивов Пермской области. Основными задачами комитета являются: реализация основных направлений государственной политики в области архивного дела и управление им; формирование Архивного фонда Пермской области как составляющей части Архивного фонда РФ и его учет; организация обеспечения сохранности и использования архивных документов; координация деятельности подведомственных архивных учреждений и оказание организационно-методической помощи. Размещается комитет по делам архивов в г. Перми (ул. Куйбышева, 14).

Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления, в том числе архивные отделы районных или городских администраций.         

Специально уполномоченные органы по управлению архивным делом осуществляют общее руководство и контролируют состояние дел в делопроизводстве организаций через сеть архивных учреждений (архивы). Основными задачами архивных учреждений, в том числе архивов Пермской области являются: комплектование документами, обеспечение их сохранности и учет,  использование.

Архивные учреждения функционируют в соответствии с профилем и составом документов, поступающих на хранение. Государственные и муниципальные архивы составляют списки организаций – источников комплектования, передающих документы в эти архивы. Понятно, что в список не могут быть включены абсолютно все организации, имеющиеся в стране. В список включаются организации, в деятельности которых создаются документы Архивного фонда РФ, а именно документы, отражающие материальную и духовную жизнь общества и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России. Поэтому в обязательном порядке в списки включаются государственные органы, органы местного самоуправления, организации федерального уровня, государственные организации, муниципальные предприятия и учреждения. Включение в указанные списки негосударственных организаций, документы которых также могут представлять интерес для истории и пополнить Архивный фонд РФ, осуществляется на основании договора.

Как правило, организации, включенные в список источников комплектования архива, об этом извещены и чувствуют постоянную заботу архивов при отборе документов на хранение или уничтожение, при подготовке документов на хранение, при обеспечении сохранности документов до передачи их на архивное хранение. Закон «Об архивном деле в РФ» определяет сроки временного хранения документов в таких организациях до передачи их на архивное хранение от 5 до 15 лет (статья 22), по истечении которого документы поступают в архивы, тем самым пополняя Архивный фонд страны.

Может возникнуть вполне справедливый вопрос: как же быть тем организациям, которые не включены в списки организаций – источников комплектования архивов и не являются объектом их пристального внимания? Закон определяет ответственность руководителей по обеспечению сохранности архивных документов до истечения сроков хранения, установленных Росархивом. Сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций всех форм собственности, установлены в перечне типовых  документов, а также в ведомственных перечнях документов, образующихся в деятельности организаций определенного профиля. Учреждения, не включенные в список источников комплектования, вправе обратиться в архив за помощью в вопросах по организации делопроизводства, по созданию  и ведению архива. Рассмотрим примеры организаций применительно к Пермскому краю. Необходимо определиться со статусом своего учреждения, в соответствии с которым нужно обратиться в следующие архивные учреждения:

-государственная организация – в ГОУ «Государственный архив Пермской области» (г. Пермь, ул. Студенческая, 36);

-общественная организация – в ГОУ «Государственный общественно-политический архив Пермской области» (г. Пермь, ул. Большевистская, 162);

-муниципальная организация – в архивный отдел администрации муниципального образования;

-организации муниципальной формы собственности, расположенные в г. Перми – в МУ «Архив г. Перми» (г. Пермь, ул. Горького, 14-б);

-негосударственная или немуниципальная организация  вправе обратиться в архивное учреждение по месту «прописки» организации. Взаимоотношения таких организаций с архивными учреждениями оформляются договором.

Особого внимания со стороны архивов требуют организации, находящиеся в процедуре банкротства или ликвидации. Организации, включенные в список источников комплектования архива, передают на хранение документы, подлежащие архивному хранению, и документы по личному составу  в установленном порядке. Законом «Об архивном деле в РФ» также определена ответственность руководителей негосударственных и немуниципальных организаций о сохранности документов по личному составу. В случае ликвидации организации, в архивное учреждение передаются документы по личному составу в упорядоченном состоянии, на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим и архивом.

Таким образом, схема взаимоотношений в сфере архивного дела достаточно проста: государственные органы (федеральные, государственные, муниципальные) управляют процессами делопроизводства и хранения документов в организациях через сеть архивных учреждений.

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2006. –  Февраль. –  № 2. 

О. Н. Дубинина