ЗА ПОМОЩЬЮ В АРХИВ
Три года Пермский городской архив действует в новом статусе. Основными направлениями в работе стали комплектование и использование документов государственного, исторического значения, иными словами, документов «вечного» хранения. Среди них – документы Пермской городской думы, администрации города Перми, администраций районов города (пока поступили от Мотовилихинского, Кировского, Индустриального районов), органов местного самоуправления поселка Новые Ляды. С их появлением в справочной работе архива появился новый вид запросов – «имущественные». По нормативно-правовым документам администрации города Перми, администрации поселка Новые Ляды архивом исполнены 192 запроса – выданы или копии постановлений, или архивные выписки из них по вопросам выделения земельных участков, заключения договоров купли-продажи, оформления завещаний.
В архив пермяки обращаются часто и по разным поводам. Причин тому несколько: увеличение количества фондов и дел, ежегодно поступающих на хранение; изменения пенсионного законодательства, вследствие которых граждане вынуждены обращаться за различными справками; увеличение количества людей, оформляющих различные виды пенсий и пособий. В 2007 году пенсионный возраст наступает у мужчин 1947 года рождения, у женщин – 1952 года. А еще существуют и льготные пенсии, которые граждане, отработавшие определенное количество лет на работах с вредными условиями труда, оформляют ранее наступления основного пенсионного возраста. Уровень рождаемости в послевоенные годы был высоким. То, что количество пенсионеров неуклонно растет, мы, архивисты, ощущаем по увеличению обращений в архив. Если в 1999 году в архив за справками обратились 1494 заявителя за год, в 2000 году – 4029, то за первое полугодие текущего года таких обращений 3681.
Какая же работа проведена по запросам? Прежде всего, заявления, поступившие в архив ошибочно, не по профилю наших документов, переадресованы по принадлежности. Определить принадлежность порой сложно, поскольку интересующие заявителя предприятия и организации могут или существовать под новым названием, по новому адресу или вообще прекратить деятельность. И специалистам справочного отдела приходится провести настоящую поисковую работу, чтобы найти адрес, по которому направить письмо заявителя. Таких переадресовок за полугодие было 336 (9 %).
Остальные заявления были приняты к работе по документам фондов архива. Законодательством установлен месячный срок исполнения социально-правовых запросов. К сожалению, возможности архива не позволяют пока существенно снизить срок исполнения справок, но, если справка требуется для оформления пенсии по потере кормильца, архивисты прилагают максимум усилий для ускорения ее выдачи.
Документы, которые используются при подготовке справок о подтверждении факта работы, размера заработка, других эпизодов трудовой деятельности, называются документами по личному составу. Несмотря на несколько военное звучание этого термина, суть его самая мирная: приказы о приеме, увольнении работников, личные карточки и личные дела рабочих и служащих, ведомости начисления заработной платы, протоколы квалификационных комиссий, акты о несчастных случаях на производстве, невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты.
Всем ли обратившимся в архив мы в состоянии помочь? К сожалению, не всем. На хранении в архиве более 120 тысяч дел от почти двух тысяч ликвидированных предприятий и организаций, действовавших в разные годы на территории города Перми и края. Ликвидировано же, особенно в 1990-е годы, гораздо больше.
Вернемся к цифрам отчета. На 502 заявления архив дал отрицательные ответы. Это значит, что документы интересующей заявителя организации или совсем не поступили на хранение, или поступили не в полном объеме. Например, отсутствуют приказы или документы по зарплате за конкретный период или по отдельному подразделению.
Положительных ответов – архивных справок – архив за полугодие выдал 2752. Это 74% от поступивших запросов. Также архивом изготовлено и выдано 607 копий документов, оформленных в законном порядке для представления в учреждения Пенсионного фонда или судебные органы для защиты правовых интересов заявителей.
Документы по личному составу – это специфическая часть управленческой документации, и они имеют как практическую, так и историческую ценность. Срок их хранения, установленный законом, 75 лет. Это уникальные источники для социально-демографических исследований, для изучения отдельных персоналий.
В случае ликвидации предприятия, учреждения или организации бывшие их работники пострадать не должны. Документы по личному составу должны поступить на хранение в государственный, муниципальный или ведомственный архив.
Порой документы в архив поступают не в полном объеме, как того требуют правила: то приказы не за весь период деятельности предприятия, ведомости полностью или частично утрачены. В этом случае подготовленная нами справка пользы заявителю не принесет, и работа архивистов оказывается бесполезной. Обидно обеим сторонам. Хотя есть конкретные виновники по каждому такому случаю.
Хотелось бы обратить внимание нынешних руководителей – директоров, бухгалтеров, специалистов кадровой службы и сотрудников, ответственных за делопроизводство и архивы различных предприятий и фирм, на необходимость правильной организации работы с документами.
От соблюдения простых правил оформления приказов приема, перевода и увольнения работников, заполнения трудовых книжек, ведения расчетов по заработной плате, обеспечения их сохранности напрямую зависит защита социально-правовых интересов граждан.
Опубликовано:
Пермский диалог. – 2007. – Сентябрь. – № 1. – С. 26-27.
