ЗАЧЕМ ХРАНИТЬ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВЕ? 

В предыдущих номерах журнала (Консультант-Пермь.– 2005. – № 4 и 5) были рассмотрены вопросы о том, как создать архив в организации и как подготовить документы к архивному хранению.  Тема сегодняшнего разговора: зачем хранить документы в архиве?

К изучению «ушедшего в глубину веков» люди обращаются не из праздного любопытства, а чтобы лучше понять современность. Прошлое тысячами нитей связано с настоящим. Оно заключает в себе бесценный опыт многих поколений и,  постигая его, люди прокладывают пути в будущее.

Необходимо напомнить, что основными задачами архива организации являются комплектование, хранение, учет и использование документов. Таким образом, на поставленный вопрос дает ответ понятие «использование архивных  документов» – применение информации, имеющейся в архивных документах  в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.       

Использование документов  – это сложная и очень ответственная работа, которая требует от сотрудников архива профессионализма и определенных знаний научно-справочного аппарата к документам данного архива. В связи с этим использование документов в архивных учреждениях считается разновидностью научной работы, а в архивах организаций данный вид работы нацелен на информирование руководства о наличии в архиве документов; на исполнение социально-правовых запросов; для подготовки выставок, конференций, публикаций.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования, исключение составляют документы ограниченного доступа. Порядок использования архивных документов в организациях определен в «Основных правилах работы архивов организации» (М., 2002).

Различают несколько форм использования документов в архиве организации:

-информирование руководства, структурных подразделений и других организаций о наличии в архивах документов и их содержании (тематические запросы);

-исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

-использование документов при подготовке информационных мероприятий и в средствах массовой информации;

-выдача документов во временное пользование.

Исполнение тематических запросов

Информирование руководителей или структурных подразделений организации архив осуществляет на основании поручения руководителя, запроса от структурного подразделения или другой организации либо в плановом порядке (инициативное информирование).

Информирование может производиться в форме тематической подборки документов или перечня заголовков по определенной тематике с указанием дат документов и поисковых данных. Заголовки документов могут располагаться в перечне по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от темы запроса.

Исполнение социально-правовых запросов

Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, пенсионного обеспечения, установления льгот и подтверждения имущественных прав. Тематика таких запросов касается, чаще всего, установления трудового стажа в конкретной организации,  подтверждения факта учебы, службы в армии, размера заработной платы, о награждении, об имущественных и наследственных правах и др.

Поскольку от результата запроса зависит судьба конкретного человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу, сроки их исполнения строго лимитированы и порядок работы с такими запросами осуществляется в соответствии с Законом «Об обращениях граждан».

Информация по запросам граждан и других организаций социально-правового характера выдается в форме архивной справки, архивной копии. Архивная справка – документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивная копия

–документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Архивные справки, копии выдаются заявителям на руки либо направляются по почте.

Исполнение социально-правовых запросов предусматривает изъятие и выдачу подлинных личных документов, то есть возврат владельцу документов, не полученных им своевременно. Такие документы выдаются с разрешения руководителя организации по личному заявлению владельца или его доверенного лица. Подлинные личные документы могут быть высланы по почте заявителю ценным письмом.

Ст. 26 Закона «Об архивном деле в РФ» предусматривает ответственность о бесплатном предоставлении архивных справок и копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение и получение льгот и компенсаций.

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ на бланке письма организации с рекомендацией, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случае отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

Использование документов при подготовке информационных мероприятий,

в средствах массовой информации

Подготовка информационных мероприятий предполагает использование документов архива для оформления выставок, для создания сайта, для организации экскурсий, презентаций, конференций, для оформления юбилейных альбомов и др.

Выставка документов – художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации. В отличие от выставки картин или музейных предметов, выставка документов требует тщательно продуманной экспозиции. Выставка может быть оформлена в архиве либо документы (подлинники или копии) могут быть предоставлены для организации выставки. Архивы организаций готовят выставки временные, посвященные юбилеям учреждения или отрасли, историческому событию.

Использование документов архива в средствах массовой информации нацелено, прежде всего, на информирование общественности и населения о деятельности организации, об ее исторических периодах, о конкретных событиях путем публикаций в периодической печати, выступлений в радиопередачах и на телевидении. Формы использования документов архива в СМИ могут быть разными: статьи, тематические подборки, очерки, циклы тематических радио- и телепередач, хроники, информации, рекламные сообщения и др. Как правило, такое использование документов приурочено к юбилею учреждения или отрасли.

Выдача подлинных документов архива во временное пользование

Удовлетворению информационных запросов пользователей архивными документами служит и такая форма использования, как выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Как правило, подлинные документы могут быть выданы структурным подразделениям организации на срок до 30 дней. Сторонним организациям документы могут быть выданы по запросу и с разрешения руководителя на срок не боле 3-х месяцев. Факт выдачи оформляется актом. При выдаче дел на место хранения подкладывается карта-заместитель с указанием данных о выдаче документов. По возвращении в архив проверяется наличие и физическое состояние дел в присутствии лица, возвращающего дела.

Подлинные документы могут быть изъяты из дел органами суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности, Министерства внутренних дел в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим подлинный документ. В таких случаях на место изъятого документа вкладывается акт об изъятии, копия документа, расписка о получении.

Результаты работы по использованию документов должны быть учтены в книге выдачи дел из архива, в журнале регистрации выданных архивных справок и копий.

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Июль. –  № 7 

О. Н. Дубинина