ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 

Закон Российской Федерации  «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «Экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Проще говоря, экспертиза ценности документов – это отбор документов для хранения в соответствии со сроками их хранения.

Для того, чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов  на разных этапах  ее проведения.

Функциями ЭК являются:

-организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

-рассмотрение проектов номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу для передачи на архивное хранение;

-рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих передаче в архив и по истечении временного срока хранения.

Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводиться ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило,  4-й  квартал текущего года).

2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно 1-й квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап.  На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения, и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа. 

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Итак, весь массив документов разделен на основные группы:

1) дела постоянного хранения;

2) дела по личному составу;

3) дела временного срока хранения (до 10 лет);

4) дела прошлых лет на уничтожение по истечении сроков хранения.

Целесообразно начинать экспертизу с документов 3-й группы для исключения ошибок формирования дела в течение года. Экспертиза проводится путем полистного просмотра документов, не допускается проводить экспертизу только по заголовку на обложке дела. Содержание документов дела должно соответствовать заголовку дела.

Документы 1-й и 2-й групп также просматриваются полистно, проводится научно-техническая обработка дела и оформление обложки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, т.е. проводится подготовка дела к архивному хранению.

Документы 4-й группы отбираются для уничтожения в соответствии с номенклатурами дел прошлых лет. Отправной датой для решения об окончании срока хранения конкретного дела является 1 января текущего года.

На 1 января 2006 года подлежат уничтожению дела с документами:

-2004 года со сроком хранения 1 год и ДМН;

-2002 года со сроком хранения 3 года;

-2000 года со сроком хранения 5 лет;

-1995 года со сроком хранения 10 лет.

Научно-техническая обработка документов, подлежащих передаче в архив

Научно-техническая обработка дел, подлежащих постоянному и длительному хранению, а также для их дальнейшего использования, осуществляется в соответствии с правилами. Предусматривается целый комплекс работ по оформлению дела:

1. Полистный просмотр документов дела.

2. Формирование дела в соответствии с правилами.

3. Удаление копий, дубликатов, металлических скреплений, черновиков, ремонт поврежденных документов.

4. Вложение чистого бланка листа-заверителя в конец дела.

5. Переплет дела типографским способом или подшивка дела (формата А4  на 4 прокола). Для подшивки необходимо использовать хлопчатобумажные нитки. Дела постоянного хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая (1,5-2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Такой способ подшивки предохранит нитки от истирания и придаст более эстетичный вид делу.  Дела по личному составу можно прошивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю  обложки.

6. Нумерация листов в деле.  В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются порядковой нумерацией. Нумеровать необходимо простым  карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на его оборотной стороне. В случае, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том нумеруется отдельно.

7. Составление листа-заверителя. В листе-заверителе оформляется итоговая запись о количестве пронумерованных листов в деле цифрами и прописью. Ошибки в нумерации устраняются несколькими способами: пропущен номер – допускается отметка о пропущенном номере; не пронумерован лист – допускается употребление литерных номеров (например: 15, 15а, 15б,); продублирован номер – допускается зачеркнуть ошибочный номер и рядом поставить правильный. Лист-заверитель подшивается в конце дела (в случае, если дело уже прошито или переплетено, лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону обложки).

8. Оформление обложки дела.

Обложка дела при оформлении дела должна соответствовать  установленной форме:

-полное название учреждения в именительном падеже (в скобках указывается сокращенное название);

-индекс дела (переносится из номенклатуры дел);

-заголовок дела  (переносится из номенклатуры дел и может уточняться);

-срок хранения  (переносится из номенклатуры дел);

-крайние даты определяются по первому и последнему документам в деле;

-номера документов в деле;

-номер тома (части), если дело состоит из нескольких томов (частей);

-количество листов в деле  (переносится с листа-заверителя).

Результаты проведенной экспертизы ценности документов подлежат

оформлению:

-на документы постоянного хранения (составляется опись № 1);

-на документы по личному составу (составляется опись № 2);

-на дела временного срока хранения, отобранные к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению;

-описи и акт в обязательном порядке рассматриваются на заседании ЭК. Порядок составления и оформления описей в учреждении был подробно рассмотрен в журнале «Консультант-Пермь» (2005. – № 6;.

-включенные в акт документы уничтожаются централизованно в установленном порядке, под контролем делопроизводителя или специалиста, ответственного за архив.  Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения непосредственно в структурных подразделениях.

Управленческая документация не может быть сдана в макулатуру и должна быть обязательно уничтожена. Использование таких документов для хозяйственных нужд запрещается. Возможны различные способы уничтожения документов: сжигание, утилизация, химическая обработка.  В акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов.

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Декабрь. –  № 12.

О. Н. Дубинина