ГОСТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Существуют ли определенные правила при составлении документов в организации? На вопрос подобного характера может быть дан только один ответ:  да, существуют.

Порядок подготовки документов в делопроизводстве организации устанавливают Государственные стандарты. Подготовка и оформление писем, приказов, штатного расписания и многих других документов, выходящих из-под пера руководителя, должна осуществляться с учетом требований правил, инструкций, которые, в свою очередь, разрабатываются в строгом соответствии с Государственным стандартом.

Стандартизация процесса делопроизводства предусматривает унификацию документальных форм и обеспечивает единообразие документов в пределах их видов.                      

Начало стандартизации делопроизводства в России было положено в 70-е годы прошлого века, когда вышли государственные стандарты: ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», определяющие правила оформления организационно-распорядительной документации. В  дальнейшем  оба документа  были  объединены  и  на  их  основе  разработан  ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который установил состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ и субъектов РФ.

В настоящее время действует ГОСТ Р 6 .30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 с учетом некоторых положений международных стандартов в области документирования управленческой деятельности. Действующий ГОСТ  Р 6.30-2003  утвержден постановлением  Госстандарта  России от

3 марта 2003 года № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 года. Положения данного ГОСТа распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). К системе УСОРД относятся постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти РФ и субъектов РФ, органов местного самоуправления, организаций и юридических лиц, независимо от формы собственности. Положения данного ГОСТа помогут правильно оформить реквизиты документов; подготовить и сформулировать текст документа, его содержательную часть для изложения управленческого решения; изготовить  стандартные бланки с учетом требований ГОСТа, в том числе в автоматизированном режиме; оформить документы, отправляемые по каналам факсимильной связи или электронной почты.

При работе с документами применяется еще ряд ГОСТов для стандартизации процессов делопроизводства и архивного дела в организации: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела и которые обязательны для применения во всех видах документации и методической литературы;  ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования», который определяет порядок использования печатей, в том числе с воспроизведением Государственного герба РФ  для заверения подлинности подписей должностных лиц, а также устанавливает правила хранения, уничтожения печатей и ответственность за их применение.

Внедрение ГОСТов в организациях контролируется российским законодательством, как то: Кодексом РФ «Об административных правонарушениях» (Федеральный Закон от 30.12.2001 г. № 195-ФЗ), Федеральным Законом «О техническом регулировании» от 27.12.2002 г.  № 184-ФЗ, приказом Федеральной архивной службы России «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального Закона «О введении в действие Кодекса РФ об административных правонарушениях» от 18 февраля 2002 г. N 18. На уровне отдельной организации при внедрении ГОСТов, контроль осуществляется службой делопроизводства, архивом, службой стандартизации или иными службами по решению руководителя организации. Организация в целом, руководитель и должностные лица несут административную ответственность за порядок изготовления, использование, хранение или уничтожение бланков, применение печатей, хранение архивных документов.

Таким образом, вопрос, поставленный для обсуждения, не простой, и должностные лица, обеспечивающие делопроизводство в организации, обязаны знать требования ГОСТов и правильно их применять на практике.

 

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2006. – Январь. –  № 1. 

О. Н. Дубинина

Услуги

Тарифы

Контакты

  • Rambler's Top100