О НОВЕЛЛАХ  АРХИВНОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА 

Прошедшие 2003-2004 годы стали ключевыми в жизни архивистов страны в целом и для архивистов г. Перми в том числе. Два основных Федеральных Закона были приняты в отношении организации архивного дела в стране: Закон «Об общих принципах организации местного самоуправления»  от 06.10.2003 № 131-ФЗ и Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года  № 125-ФЗ.

Первый Закон определяет порядок организации архивного дела на территории муниципальных образований и управление им путем создания муниципальных архивов.

Новый Закон «Об архивном деле в РФ» распределяет обязанности по решению основных задач среди архивов федерального, государственного, муниципального значения, определяет права и обязанности по созданию архива в организации, а также устанавливает порядок хранения и сроки хранения документов в учреждениях, организациях до передачи на хранение в архивное учреждение; порядок использования документов; порядок сохранности документов по личному составу при ликвидации организации.

      В связи с изменением законодательства в сфере архивной службы и местного самоуправления, в частности, об изменении прав собственности на архивные документы, появилось новое понятие – «архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности», что означает:

-во-первых, что муниципальные образования имеют право собственности на документы, созданные в рамках их деятельности;

-во-вторых, муниципальные образования   обязаны   обеспечить  сохранность документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций на вверенной им территории;

-в-третьих, документы муниципального образования  –  город Пермь, отражающие его историю, являются составной частью Архивного фонда Пермской области.

Проще говоря, документы городских органов власти и управления, а также муниципальных организаций г. Перми являются муниципальной собственностью и должны храниться в муниципальном архиве.

И как результат решения данного вопроса – создание муниципального учреждения «Архив города Перми» в соответствии с постановлением администрации города Перми от 15 мая 2004 г. Свою работу городской архив начал с 1 августа 2004 года в здании по ул. Горького, 14б. В планах работы архива – выполнение основных задач, связанных с организацией комплектования архива, обеспечением сохранности документов, учета и их дальнейшего использования в соответствии с архивным законодательством, а также форм собственности в вопросах ведения делопроизводства и архива.

В ходе исполнения Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и с целью информирования пользователей архивными документами, граждан, обращающихся в архив, и руководителей организаций, необходимо пояснить ряд статей Закона.

В соответствии со статьями 15, 17 Закона, «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу» (статья 17).  Это означает, что руководители организаций несут ответственность за сохранность документов, созданных в рамках своей деятельности. Для обеспечения сохранности, упорядочения созданных документов в организации может быть создан архив, при этом именно руководители «обязаны обеспечить финансовые, материально-технические условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять архивам помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников архива» (статья 15).

Сегодня в МУ «Архив города Перми» поступает немало вопросов от руководителей самых разных организаций и предприятий города: «Как организовать архив?», «Как правильно хранить документы?», «Как определить сроки хранения документов?», «Можно ли уничтожить «ненужные» документы?» и много еще других вопросов, связанных с ведением делопроизводства и архива. Такие вопросы никогда не остаются без ответа, специалисты нашего архива дают консультации, оказывают методическую помощь, рекомендуют к использованию специальную литературу. Необходимо пояснить, что в МУ «Архив города Перми» создан справочно-информационный фонд, в котором имеются нормативно-методические пособия, методические рекомендации и разработки по отдельным направлениям деятельности архивов организаций, учебники и государственные стандарты в области делопроизводства и архивоведения; в планах архива – организация стажировок, проведение семинаров по данному вопросу.

В соответствии со статьей 22 Закона, «устанавливаются сроки временного хранения документов в организациях до их поступления в архив: для управленческих документов органов местного самоуправления – 5 лет, для документов по личному составу организаций, независимо от формы собственности, – 75 лет, для документов технологической и конструкторской документации – 20 лет, для управленческих документов организаций, не являющихся источниками комплектования архива, – 10 лет».  Это означает, что руководители вышеуказанных организаций обязаны обеспечить сохранность документов в течение сроков, установленных Законом, а в случае ликвидации обеспечить их сохранность до передачи  организации-правопреемнику или в МУ «Архив города Перми».

В соответствии со статьей 23, пп. 8, 9 Закона, «при ликвидации органов местного  самоуправления, муниципальных организаций документы поступают на хранение в архив в упорядоченном состоянии», а это значит, что  МУ «Архив города Перми» принимает документы по личному составу при ликвидации организаций, расположенных на территории г. Перми,  при условии их упорядочения: документы должны быть сформированы в единицы хранения (дела), которые должны быть   оформлены и описаны в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (2002 г.)

В МУ «Архив города Перми» создан сектор комплектования и ведомственных архивов, специалисты которого ведут работу по оказанию методической помощи организациям, находящимся в процедуре ликвидации, при упорядочении документов и подготовке их к сдаче на архивное хранение.

В соответствии со статьей 23, п. 10, «при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности  документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии в архив на основании договора между конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии и архивом».  МУ «Архив города Перми» с 1 декабря 2004 года осуществляет прием документов на хранение от ликвидированных организаций негосударственной формы собственности на основе договоров; прием документов по личному составу от ликвидированных муниципальных организаций осуществляется безвозмездно.

В соответствии со статьей 26, п. 3 Закона,  «государственные органы, органы местного самоуправления, организации при наличии у них архивных документов обязаны бесплатно предоставлять архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающее пенсионное обеспечение и получение льгот и компенсаций».  МУ «Архив города Перми» исполняет запросы социально-правового характера бесплатно.

Здесь необходимо пояснить, что к социально-правовым запросам относится информация о подтверждении трудового стажа работника на конкретном предприятии, о подтверждении стажа работы на вредном производстве, о награждении или поощрении, о периоде учебы, а также сведения о заработной плате за определенный период работы, сведения о доходах. Данная информация выдается гражданам, обратившимся в МУ «Архив города Перми» в виде архивных справок, выписок или копий. В течение 2004 года архивом было подготовлено и выдано 4 368 архивных справок. Важным моментом в деятельности архива при исполнении социально-правовых запросов является факт выдачи личных документов, ранее невостребованных и оставшихся на предприятии. Допустим, человек обращается с просьбой об установлении трудового стажа в связи с тем, что трудовая книжка была утеряна, а при проверке базы данных оказывается, что на хранении имеется трудовая книжка обратившегося гражданина. Итог такой деятельности архива в 2004 году – 21  невостребованных личных документов возвращено владельцам.

Обращаем внимание руководителей предприятий и организаций, особенно тех, в которых имеются на хранении документы организаций-предшественников, на то, что выдача информации о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы должна быть бесплатной.

В соответствии со статьей 27 Закона, «юридические лица, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут административную и уголовную ответственность». В соответствии со статьей 13.20 Закона «Об административных правонарушениях» от 30.12.2001 г. № 195-ФЗ определены виды наказаний за нарушение правил хранения, комплектования, использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц – от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда. Дела об административных правонарушениях, предусмотренные данной статьей, рассматриваются мировыми судьями. В случае неисполнения предписаний административной комиссии дело о нарушении архивного законодательства может быть передано в следственные органы. В первую очередь ответственность за обеспечение сохранности документов, их правильное использование несут  руководители организаций, а также  специалисты служб делопроизводства, кадров и бухгалтерии.

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Апрель. –  № 4. 

О. Н. Дубинина

Вакансии

  • Rambler's Top100