Памятка по организации и проведению экспертизы ценности и  уничтожения документов 

1.      Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится по мере необходимости, но не реже чем один раз в год. При проведении экспертизы ценности документов производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности проводится только на основании утвержденной номенклатуры дел за соответствующие годы. При отсутствии номенклатуры дел в организации отбор документов на хранение и уничтожении производится на основании типового (или ведомственного) перечня документов с указанием сроков хранения.

Отбор документов на хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным  делам и оформляются в самостоятельные дела.

Одновременно с отбором документов для передачи в ведомственный архив проводится отбор дел для уничтожения и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности», «при условии завершения ревизии» т.п.

Документы, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, не подлежат уничтожению.

По результатам проведенной экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

С целью гарантированного сохранения документов акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления всех видов указанных описей и их согласования и утверждения на ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временным сроком хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Исчисление сроков хранения  документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

В 2006 году подлежат уничтожению документы:

-со сроком хранения 1 год – 2004 г.;

-со сроком хранения 3 года – 2002 г.;

-со сроком хранения 5 лет – 2000 г.;

-со сроком хранения 10 лет – 1995 г.;

-со сроком хранения 15 лет – 1990 г.;

-со сроком хранения 25 лет – 1980 г.;

-со сроком хранения 50 лет – 1955 г.

 

2. Составление акта на уничтожение документов

Сводный акт о выделении к уничтожению документов составляет ответственный за архив организации.

В акте на уничтожение документов указывается, что документы уничтожаются на основании номенклатуры дел за соответствующие годы. Далее в табличной форме заполняются следующие графы:

-в  графе № 1 – номер по порядку;

-в  графе № 2 – заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

-в  графе № 3 – крайние даты дел, например 1999-2000 или 2000 г.;

-в  графе № 4 – год номенклатуры;

-в  графе № 5 – индекс дела по номенклатуре дел;

-в  графе № 6 – общее количество томов одного вида документов, например 1 или 5;

-в   графе № 7 – срок хранения и номер статьи по типовому перечню, например ДМН ст. 1б или 5 лет ст. 44;

-в графе № 8 – указываются особенности формирования дела или включения  данного дела в акт.

Затем оформляется итоговая запись об общем количестве дел, внесенных в акт. Далее указывается, что описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующие годы утверждены и согласованы ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.

Акт подписывает лицо, ответственное за архив.

Акт согласовывается с экспертной комиссией организации. 

Уничтожение дел проводится централизованно ответственным за архив. Не допускается уничтожение документов в структурных подразделениях организации.

Транспортировка и уничтожение дел проходит под наблюдением ответственного за архив организации. Организация, уничтожившая документы, обязана сделать отметку в акте о дате и способе уничтожении документа. Акт о выделении к уничтожению документов должен храниться в деле фонда. Номер акту присваивается по порядку номеров данного вида актов.


                                                                                                           Приложение 1 

 

Название организации                                                               УТВЕРЖДАЮ

                                                                                              Руководитель организации

                                                                                                __________________Ф.И. О.

                                                                                               «____»_____________2006 г.

 

АКТ №

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

 

На основании номенклатуры дел ______________________________________________

                                                                 (название организации)

за ___________ годы и перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, выделены к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

 


п/п

Заголовок дела

Крайние даты

Дата
номенклатуры

Индекс дела

Кол-во дел

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого _____________________________________ед. хр. за ______________годы

                (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________________годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области (протокол от__________№________).

 

Наименование должности      Подпись        Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО

ЭК организации

Протокол от _______№_____

 

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»         

Протокол от 25.05.2006 г.  № 5

Вакансии

  • Rambler's Top100