ПРИМЕРНАЯ  НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению

Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.

Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);

-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;

-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.

Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.

В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента

При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:

ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.

ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации. 

  




Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения и № статей по перечню

Примечания

 

1

2

3

4

01. Организационно-распорядительная деятельность

01-01

Нормативные акты (постановления, распоряжения, решения) по вопросам организации работы

ДМН,
ст. 1-б

Касающиеся деятельности учреждения – постоянно

01-02

Устав

Постоянно,
ст. 13-а

 

01-03

Лицензии на право ведения образовательной  деятельности, дополнительных образовательных услуг  

Постоянно,
ст. 19

 

01-04

Свидетельство об аттестации и государственной аккредитации

Постоянно,

ст. 21

 

01-05

Договор с учредителем

Постоянно,

ст. 14

 

01-06

Приказы директора учреждения по основной деятельности

Постоянно,
ст. 6-а

 

01-07

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Постоянно
ст. 72-а

Хранятся в организации

01-08

Годовые планы работы учреждения

Постоянно,
ст. 90-а

 

01-09

Годовые отчеты учреждения

Постоянно,
ст. 114-б

 

01-10

Правила, инструкции, положения, регламенты, присланные для сведения

3 года,
ст. 10-б

После замены новыми

01-11

Правила, инструкции, положения, регламенты, разработанные в учреждении

Постоянно,
ст. 10-а

 

01-12

Протоколы совещаний у директора

Постоянно,
ст. 5-г

 

01-13

Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене директора

Постоянно,
ст. 36-а

 

01-14

Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене должностных ответственных и материально-ответственных лиц

5 лет,
ст. 36-б

После смены должностного, материально-ответственного лица

01-15

Протоколы заседаний совета учреждения

Постоянно,

ст. 5-в

 

01-16

Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности

5 лет,
ст. 6в

 

01-17

Переписка с организациями по основным вопросам деятельности

5 лет ЭПК,
ст. 12

 

02. Организация учебного процесса

02-01

Годовой план учебно-воспитательной работы

Постоянно,

ст. 90-а

 

02-02

Годовой отчет об учебно-воспитательной работе

Постоянно,

ст. 114-б

 

02-03

Годовые учебные планы (в том числе дополнительных образовательных услуг)

ДЗН,
ст. 273

Перечень просвещения, 1989 г.

02-04

Положения о введении единой формы в учреждении, о приеме в 1 и 11 классы, о дополнительных образовательных услугах, о факультативах

Постоянно,

 ст. 16

 

02-05

Документы (планы, методические разработки, статьи, отчеты) об участии учреждения в федеральных программах, экспериментальных педагогических площадках, конференциях, конкурсах, грандах

Постоянно,

ст. 39

 

02-06

Годовые статистические отчеты о работе учреждения (ф. ОШ)

5 лет,
ст. 211

Перечень просвещения, 1989 г.

02-07

Протоколы заседаний педагогического совета учреждения

Постоянно,

ст. 5-в

 

02-08

Протоколы заседаний методических объединений учреждения

Постоянно,

 ст. 5-в

 

02-09

Документы (сводки, аналитические таблицы, справки) по организации учебно-воспитательной деятельности учреждения, представляемые в муниципальный комитет по образованию и науке администрации г. Перми

Постоянно,

ст. 42

 

02-10

Документы (заявления, переписка, решения) о совместной работе учреждения и правоохранительных органов с несовершеннолетними детьми

5 лет, ЭПК,

ст. 58

 

02-11

Книга учета выдачи свидетельств об основном общем образовании (вторая ступень)

50 лет,
ст. 323

Перечень просвещения, 1989 г.

02-12

Книга учета выдачи свидетельств о среднем (полном) общем образовании (третья ступень)

50 лет,
ст. 322

Перечень просвещения, 1989 г.

02-13

Книга учета выдачи свидетельств о неполном среднем образовании

50 лет,
ст. 323

Перечень просвещения, 1989 г.

02-14

Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей

50 лет,
ст. 319

Перечень просвещения, 1989 г.

02-15

Книга учета пропущенных и замещенных уроков

5 лет,
ст. 337

Перечень просвещения, 1989 г.

02-16

Документы (фотографии, сценарии, тематические планы) о проведении конкурсов, концертов, фестивалей, олимпиад, викторин для учащихся

Постоянно,
ст. 383

Перечень просвещения, 1989 г.

03. Учебно-воспитательная деятельность

03-01

Расписание занятий

1 год,
ст. 380

 

03-02

Классные журналы

5 лет,
ст. 605

Перечень просвещен. 1989 г., изъятые сводные ведомости успеваемости – не менее 25 лет

03-03

Индивидуальные учебные планы педагогов

5 лет,
ст. 574

Т.П. 1989 г.

03-04

Приказы директора учреждения по движению учащихся

75 лет, ЭПК,

 ст. 6-б

 

03-05

Алфавитная книга записи учащихся

50 лет,   

  ст. 329

Перечень просвещения, 1989 г.

03-06

Личные дела учащихся

3 года ,
ст. 330

После окончания учреждения. Перечень просвещения, 1989 г.

03-07

Экзаменационные работы учащихся

3 года,
ст. 328

Перечень просвещения, 1989 г.

03-08

Протоколы заседаний экзаменационных комиссий

3 года,
ст. 326

Перечень просвещения, 1989 г.

03-09

Документы (отчеты о проведении, сведения, ведомости оценок) по итогам проведения единого государственного экзамена (ЕГЭ)

5 лет,
ст. 327

Перечень просвещения, 1989 г.

03-10

Книга учета детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, воспитанников учреждения

5 лет,
ЭК

 

03-11

Журнал группы продленного дня

5 лет,
ст. 333

Перечень просвещения, 1989 г.

03-12

Журнал учета факультативных занятий

5 лет,
ст. 332

Перечень просвещения, 1989 г.

03-13

Журнал учета кружковой работы

5 лет,
ст. 332

Перечень просвещения, 1989 г.

 

04. Кадровое обеспечение

04-01

Типовые (примерные) должностные инструкции, разработанные в учреждении

Постоянно,
ст. 35-а

Персональные –  в составе личных дел, решение ЦЭПК от 27.10.2003

04-02

Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении)

75 лет,
ст. 6-б

 

04-03

Приказы директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировок, дежурствах, взысканиях)

5 лет,
ст. 6-б, прим.

 

04-04

Личные дела педагогов и работников учреждения

75 лет, ЭПК,
ст. 337-б

 

04-05

Личные карточки Ф. Т-2 (в том числе временных работников)

75 лет, ЭПК,
ст. 339

 

04-06

Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 лет, ЭПК,
ст. 338

 

04-07

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий

15 лет, ЭПК,
ст. 359

 

04-08

Книга (журнал) регистрации приказов по личному составу

75 лет,
ст. 358-а

 

04-09

Книга (журнал) регистрации трудовых договоров

75 лет,
ст. 358-д

 

04-10

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования,
ст. 342

Невостребованные – не менее 50 лет

04-11

Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет,
ст. 358 е

 

04-12

Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и т.д.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет,
ст. 343

 

04-13

Графики предоставления отпусков

1 год,
ст. 356

 

05. Бухгалтерский учет и отчетность

05-01

Штатное расписание и изменения к нему

Постоянно,
ст. 32-а

 

05-02

Годовые сметы доходов и расходов, расчеты к ним

Постоянно,
ст. 112-а

 

05-03

Годовые бухгалтерские отчеты, документы (приложения, пояснительные записки, специализированные формы) к ним

Постоянно,
ст. 135-б

 

05-04

Годовые отчеты об исполнении сметы расходов

Постоянно,
ст. 140-б

 

05-05

Годовые отчеты по налогам

Постоянно,
ст. 170 а

 

05-06

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному)

Постоянно,
ст. 143

 

05-07

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов

5 лет,
ст. 145

При условии завершения проверки (ревизии)

05-08

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

5 лет, ЭПК,
ст. 186

После истечения срока действия договора

05-09

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)

5 лет,
ст. 148

При условии завершения проверки

05-10

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)

5 лет,
ст. 150

При условии завершения проверки

05-11

Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 лет,
ст. 192

При условии завершения проверки

05-12

Исполнительные листы

ДМН,
ст. 162

Не менее 5 лет

05-13

Книги (журналы, карточки) учета договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)

5 лет, ЭПК,
ст. 193-б

После окончания срока действия последнего договора, соглашения

05-14

Книги (журналы, карточки) учета основных средств (зданий, сооружений)

5 лет,
ст. 193-в

После ликвидации основных средств

05-15

Книги (журналы, карточки) учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 лет,
ст. 193-д

При условии завершения проверки

05-16

Книги (журналы, карточки) учета доверенностей

5 лет,
ст. 193-п

При условии завершения проверки

05-17

Положение о премировании работников

5 лет, ЭПК,
ст. 154

После замены новыми

05-18

Лицевые счета работников

75 лет, ЭПК,
ст. 153

 

05-19

Договоры о материальной ответственности

5 лет,
ст. 189

После увольнения материально-ответственного лица

05-20

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов

5 лет,
ст. 157

 

05-21

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

ДМН,
ст. 165

Не менее 5 лет

05-22

Листки нетрудоспособности

5 лет,
ст. 475

 

05-23

Графики учета рабочего времени

1 год,
ст. 281

 

06. Документационное обеспечение управления
и организация хранения документов

06-01

Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в школе

Постоянно,
ст. 10-а

 

06-02

Положения об ЭК и архиве учреждения

Постоянно,
ст. 16

 

06-03

Номенклатура дел учреждения

Постоянно,
ст. 67-а

 

06-04

Протоколы заседаний постоянно действующей ЭК

Постоянно,
ст. 5-в

 

06-05

Описи дел постоянного хранения

Постоянно,
ст. 74-а

 

06-06

Описи дел временного хранения

3 года,
ст. 74-б

После уничтожения дел

06-07

Дело фонда (исторические и тематические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)

Постоянно,
ст. 73

На муниципальное хранение передается при ликвидации

06-08

Журнал учета выдачи дел во временное пользование

3 года,
ст. 75-д

 

06-09

Журнал регистрации поступающих документов

3 года,
ст. 72-б

В электронной форме

06-10

Журнал регистрации отправляемых документов

3 года,
ст. 72-б

В электронной форме

06-11

Журнал регистрации телефонограмм

3 года,
ст. 72-г

В электронной форме

06-12

Обращения граждан, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

5 лет,
ст. 56-б

В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения

06-13

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет,
ст. 72-в

 

07. Административно-хозяйственная деятельность,
материально-техническое обеспечение

07-01

Свидетельства на право оперативного управления зданием, пользования земельным участком

Постоянно,

ст.57

 

07-02

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год,
ст. 407

После замены новыми

07-03

Договоры по техническому обслуживанию здания и помещения, оргтехники и оборудования

5 лет, ЭПК,
ст. 186

После истечения срока действия договора

07-04

Договоры о водоснабжении, теплоснабжении и энергоснабжении

5 лет,
ст. 436

После истечения срока действия договора

07-05

Технические паспорта здания и оборудования

5 лет, ЭПК,
ст. 430

После ликвидации здания, списания оборудования

07-06

Технические паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств
ст. 451

 

07-07

Переписка об административно-хозяйственных расходах (о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи) и по вопросам материально-технического обеспечения

1 год,
ст. 420

 

07-08

Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах, оборудовании, продукции

5 лет,
ст. 394

 

07-09

Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов, продукции, оборудования

5 лет,
ст. 401

 

07-10

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий, помещений, занимаемых учреждением

5 лет, ЭПК,
ст. 434

 

07-11

Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов

Постоянно,
ст. 409

 

08. Охрана труда, техника безопасности

08-01

Документы (акты, предписания, справки и др.) по технике безопасности

5 лет, ЭПК,

ст. 295

 

08-02

Переписка с предприятиями, организациями, образовательными учреждениями по вопросам охраны труда и технике безопасности

10 лет,

ст. 299

 

08-03

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

ДЗН,

ст.309

 

08-04

Документы (программы, списки, переписка и др.) об обучении работников по технике безопасности

5 лет,

ст. 314

 

08-05

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 лет,

ст. 315

 

08-06

Книга учета инструктажа по технике безопасности

10 лет,

ст. 316-б

 

08-07

Журнал учета регистрации несчастных случаев, учета аварий

Постоянно,

ст.320

 

08-08

Документы (протоколы, акты, справки и др.) о производственных авариях и несчастных случаях

45 лет, ЭПК,

ст. 322-а

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

08-09

Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о санитарном состоянии учреждения

5 лет,

ст.326

 

08-10

Документы (списки, справки, информации и др.) о проведении медицинских осмотров работников

5 лет,

ст.330

 

09. Библиотека

09-01

Инвентарные книги учета материалов библиотек и справочно-информационных фондов

До  ликвидации

библиотеки,
ст. 819

Т.П. 1989 г.

09-02

Книги суммарного учета библиотечного фонда

До ликвидации

библиотеки,
ст. 820

Т.П. 1989 г.

09-03

Дневник учета работы библиотеки

До ликвидации

библиотеки,
ст. 820

Т.П. 1989 г.

09-04

Картотеки учета периодических изданий

До
ликвидации библиотеки,
ст. 824

Т.П. 1989 г.

09-05

Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступающую в библиотеку литературу

3 года,
ст. 825

Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда

09-06

Картотеки формуляров выданных книг

До
ликвидации библиотеки,
ст. 826

Т.П. 1989 г.

09-07

Книги учета литературы

3 года,
ст. 827

Т.П. 1989 г.

09-08

Списки литературы, изъятой из обращения

До
ликвидации библиотеки,
ст. 828

Т.П. 1989 г.

09-09

Акты списания книг и периодических изданий

10 лет,
ст. 831

Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда

09-10

Акты инвентаризационных проверок библиотеки

До
ликвидации библиотеки,
ст. 834

Т.П. 1989 г.

09-11

Каталоги книг (систематические, предметные, алфавитные)

До
ликвидации библиотеки,
ст. 836

 

Т.П. 1989 г.

10. Медицинская часть

10-01

Медицинские карты (истории болезней) детей

5 лет,
ст. 441

Перечень просвещения, 1989 г.

10-02

Документы (планы, справки, списки, графики, переписка) о периодических осмотрах и прививках учащихся

3 года,
ст. 691

Т.П. 1989 г.

10-03

Требования (заявки) на медикаменты

3 года,
 ст. 724

Т.П. 1989 г.

 

СОГЛАСОВАНО

ЭПМК агентства

по делам архивов Пермского края

Протокол от 26.04.2007 № 4

 

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»

Протокол от 07.09.2006 № 10

 

Список сокращенных слов

ДЗН – до замены новыми

ДМН – до минования надобности

Т.П. – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989)

ЭК – экспертная комиссия

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

ЭПМК – экспертно-проверочная методическая комиссия

Услуги

Тарифы

Контакты

  • Rambler's Top100