Регламент МБУ «Архив города Перми» по исполнению муниципальной работы «Обеспечение сохранности и учета архивных документов»

I. Общие положения

1.1. Регламент по исполнению муниципальной работы «Обеспечение сохранности и учета архивных документов» (далее - муниципальная работа).

1.2. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной работы.

Информацию о муниципальной работе, а также о ходе ее исполнения (административных процедурах и административных действиях) можно получить в Архиве:

при личном обращении;

на информационных стендах;

по телефонам;

по письменному заявлению;

на официальном сайте - www.permarchive.ru.

1.2.2. Местонахождение и почтовый адрес Архива: проезд Якуба Коласа, д. 5, г. Пермь, 614068.

1.2.3. Электронный адрес Архива: permarchive@mail.ru.

1.2.4. Телефон: (342) 237 12 12, факс 235 27 99.

1.3. График работы Архива: понедельник - четверг 9.00 - 18.00; пятница 9.00 - 17.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

1.4. В качестве заявителей на предоставление муниципальной работы выступают:

органы местного самоуправления города Перми (далее - ОМС); юридические лица муниципальной (далее - организации - источники комплектования) и немуниципальной формы собственности (далее - организации);

физические лица (держатели личных фондов) на основании договора.

1.5. Непосредственное исполнение муниципальной работы осуществляется специалистами Архива, в должностные инструкции которых входит обеспечение сохранности и учета архивных документов.

1.6. Способы и порядок получения заявителями информации по вопросам исполнения муниципальной работы, сведений о ходе исполнения указанной работы.

1.6.1. Информация о местах нахождения, графике работы Архива, процедуре исполнения муниципальной работы сообщается во время проведения обязательных встреч с потенциальными заявителями, по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается в сети Интернет на сайте Архива, на информационных стендах.

1.6.2. Информирование о ходе исполнения муниципальной работы осуществляется специалистами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов:

при личном контакте с заявителями, посредством телефонной связи немедленно;

посредством почтовой и электронной почты.

Заявители, представившие документы для исполнения муниципальной работы, в обязательном порядке информируются специалистами отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов:

о сроке и месте исполнения муниципальной работы;

об отказе в исполнения муниципальной работы;

о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.

Информация о переносе срока исполнения муниципальной работы или об отказе в ее исполнении сообщается лично или направляется заявителю письмом и дублируется по телефону или электронной почте, указанным в заявлении (при наличии соответствующих данных в заявлении).

1.6.3. Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения заявителю сообщается при подаче документов.

В любое время с момента приема документов заявитель имеет право на получение сведений об исполнения муниципальной работы при помощи телефона, сети Интернет, электронной почты или посредством личного посещения Архива. Заявителю представляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) находится представленный им пакет документов.

1.7. Обязанности должностных лиц и специалистов при ответах на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан или организаций, требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с получателями муниципальной работы.

1.7.1. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации об Архиве, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При отсутствии возможности у специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

1.7.2. На официальном сайте Архива и на стендах в местах исполнения муниципальной работы размещаются следующие сведения об информационных материалах:

адрес и время приема заявителей и последовательность их посещения;

выдержки из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной работы;

текст административного регламента с приложениями (на сайте Архива обязательно) или выдержки из него при размещении информации на стенде, такие как:

информация о сроках исполнения муниципальной работы в целом и сроках выполнения отдельных административных процедур;

перечень, формы документов для заполнения, образцы заполнения документов (бланки для заполнения);

порядок информирования о ходе исполнения муниципальной работы;

порядок получения консультаций;

порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих муниципальную работу.

II. Стандарт исполнения муниципальной работы

2.1. Наименование муниципальной работы - «Обеспечение сохранности и учета архивных документов».

2.2. Муниципальная работа исполняется МБУ «Архив города Перми».

2.3. Результатом исполнения муниципальной работы является выдача Акта приема-передачи дел на хранение и постановка на учет документов в Архиве.

2.4. Сроки исполнения муниципальной работы - 30 дней со дня обращения в Архив, для организаций - источников комплектования - в соответствии с графиком приема дел, утвержденным распоряжением руководителя аппарата администрации города Перми.

2.5. Исполнение муниципальной работы осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;

Федеральным законом от 06 октября 2003 г. № 131-Ф3 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. № 2134 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждения «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

Законом Пермского края от 06 марта 2007 г. № 11-ПК «Об архивном деле в Пермском крае»;

Законом Пермского края от 11 мая 2008 г. № 241 -ПК «О порядке хранения архивных документов архивного фонда Пермского края, относящихся к собственности Пермского края и находящихся территории муниципальных образований, хранящихся в муниципальных архивах»;

Решением Пермской городской Думы от 13 марта 1996 г. «Устав города Перми»;

Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Россархива от 06 февраля 2006 г.;

Инструкцией по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми, утвержденной постановлением администрации города Перми от 24 апреля 2007 г. № 135.

2.6. Для исполнения муниципальной работы необходимы следующие документы:

2.6.1. для организаций - источников комплектования и организаций немуниципальной формы собственности, в том числе и ОМС:

письмо о включении в список организаций - источников комплектования или письмо о приеме документов от ликвидированных организаций;

номенклатура дел (для организаций - источников комплектования);

сдаточная опись (для ликвидированных организаций, фондов личного происхождения);

опись дел постоянного хранения в 4-х экземплярах (для организаций - источников комплектования);

опись дел по личному составу в 3-х экземплярах соответствии с установленными правилами дел (для ликвидированных организаций);

справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращённых слов, расшифровка терминов (при их наличии);

акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (для организаций - источников комплектования);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для организаций - источников комплектования);

договор на возмездное оказание услуг по хранению архивных документов (для организаций немуниципальной формы собственности);

2.6.2. для физических лиц:

договор на возмездное оказание услуг по хранению архивных документов.

2.7. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для исполнения муниципальной работы, является ненадлежащее оформление письма о приеме документов на хранение (наличие ошибок, подчисток, противоречивых сведений, отсутствие подписи заявителя).

2.8. Основанием для отказа в исполнении муниципальной работы является:

для организаций – источников комплектования и организаций немуниципальной формы собственности, в том числе и ОМС - отсутствие свободных площадей для приема дел на хранение;

для физических лиц - отрицательное заключение, данное специалистами отдела комплектования при проведении экспертизы ценности документов, отсутствие свободных площадей для приема дел на хранение.

2.9. Исполнение муниципальной услуги для ОМС и организаций - источников комплектования является бесплатным.

Размер платы, взимаемый с организаций немуниципальной формы собственности при исполнении муниципальной работы, устанавливается в тарифах на оказание платных услуг (работ), утверждаемых нормативным правовым актом администрации города Перми.

Платные услуги (работы) предоставляются Архивом на основании договоров с заявителями; оплата производится наличными через кассу учреждения или по безналичному расчету путем перечисления средств на расчетный счет Архива.

2.10. Максимальный срок ожидания при заключении договора на возмездное оказание услуг по хранению архивных документов не более 30 минут, при получении результата исполнения муниципальной работы не более 30 минут.

2.11. Срок регистрации договора на возмездное оказание услуг по хранению архивных документов составляет не более 5 минут.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга:

2.12.1. Здание Архива должно быть оборудовано информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименование;

местонахождение и юридический адрес;

режим работы;

телефонные номера и электронный адрес;

2.12.2. вход в здание должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями, а также пандусом для беспрепятственного передвижения инвалидных колясок;

2.12.3. информационные таблички (вывески) должны размещаться рядом со входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители;

2.12.4. помещение для приема граждан должно иметь отдельный вход;

2.12.5. тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места особо выделяются;

2.12.6. информационные материалы должны находиться в месте, где обеспечивается беспрепятственный подход к ним; размещаться материалы должны на уровне глаз человека среднего роста;

2.12.7. места для заполнения документов должны быть оборудованы стойками (столами) и стульями и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

2.13. Показателями доступности и качества исполнения муниципальной работы являются:

2.13.1. открытый доступ для заявителей к информации о порядке и сроках исполнения муниципальной работы, порядке обжалования действий (бездействий) должностных лиц Архива информация о местах нахождения, графике работы Архива, процедуре исполнения муниципальной работы сообщается во время проведения обязательных встреч с потенциальными заявителями, по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается в сети Интернет на сайте Архива, на информационных стендах;

2.13.2. соблюдение установленных сроков ожидания в очереди при подаче запроса об исполнении муниципальной работы и при получении результата исполнения муниципальной работы, определенных пунктом 2.10 настоящего Регламента;

2.13.3. соблюдение сроков исполнения муниципальной работы, установленных пунктом 2.4 настоящего Регламента;

2.13.4. соблюдение требований, установленных пунктом 2.12 настоящего Регламента.

III. Административные процедуры

3.1. Исполнение муниципальной работы включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1 для организаций - источников комплектования:

3.1.1.1. прием-передача архивных документов - проводится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов и ведущим специалистом данного отдела в соответствии с графиком, утвержденным распоряжением руководителя аппарата администрации города Перми на текущий год, по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации; для документов ОМС города Перми - 5 лет, для документов по личному составу - 75 лет;

3.1.1.2. проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния и проверка наличия комплектности учетных документов - проводится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов и ведущим специалистом данного отдела во время приема-передачи дел на хранение;

3.1.1.3. выдача представителю организации - источника комплектования Акта приема-передачи дел на хранение - производится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов в день приема- передачи;

3.1.2. для ликвидированных организаций различных форм собственности:

3.1.2.1. заключение договора на хранение архивных документов между конкурсным управляющим или руководителем организации и Архивом - производится начальником отдела сохранности в течение 14 дней после согласования экспертно-проверочной методической комиссией Архива;

3.1.2.2. прием-передача архивных документов на хранение - проводится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов и ведущим специалистом данного отдела в течение 7 дней с момента заключения договора на хранение архивных документов;

3.1.2.3. выдача конкурсному управляющему или руководителю организации Акта приема-передачи дел на хранение - производится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов в день приема- передачи;

3.1.2.4. постановка документов на учет - производится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов или ведущим специалистом данного отдела в течение 7 дней с момента приема на хранение архивных документов;

3.1.3. для граждан - держателей личных фондов:

3.1.3.1. заключение договора дарения - производится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов в течение 7 дней после согласования экспертно-проверочной методической комиссией Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПМК Агентства) по результатам заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной описи;

3.1.3.2. прием-передача архивных документов на хранение - производится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов или ведущим специалистом данного отдела в течение 14 дней со дня согласования на ЭПМК Агентства;

3.1.3.3. выдача собственнику документов Акта приема-передачи дел на хранение - в день приема-передачи;

3.1.3.4. постановка документов на учет - производится начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов или ведущим специалистом данного отдела в течение 7 дней с момента приема на хранение архивных документов.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной работы и принятием решений, осуществляется начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной работы осуществляется внутренними плановыми проверками (ежемесячно по каждому хранителю) и внеплановыми (по конкретному обращению заявителя), проводимыми начальником отдела сохранности и государственного учета архивных документов.

4.3. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором Архива.

4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, к виновным лицам применяется дисциплинарное взыскание.

4.5. Специалисты отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего регламента.

4.6. Персональная ответственность должностных лиц за исполнение муниципальной работы закреплена в должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и принятых решений при исполнении муниципальной работы

5.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и принятые решения в ходе исполнения муниципальной работы устно или письменно или непосредственно к директору Архива.

5.2. При обращении заявителей устно к директору Архива ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.3. В письменном обращении указываются:

полное наименование заявителя (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя ОМС, организации, физического лица);

почтовый адрес;

предмет обращения;

подпись и дата.

5.4. Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

5.5. Жалоба может не рассматриваться в следующих случаях:

отсутствие сведений о действии (бездействии) и решении, названия

организации, фамилии, имени, отчестве заявителя и почтовом адресе, по которому должен быть направлен ответ;

отсутствие подписи заявителя;

текст письменного обращения не поддается прочтению;

содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не содержатся новые доводы и доказательства.

5.6. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 30 дней с момента ее регистрации.

5.7. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения муниципальной работы на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.8. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.9. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в следующие инстанции:

Агентство по делам архивов Пермского края по адресу: ул. Куйбышева, д. 14, г. Пермь, 614006;

администрация города Перми по адресу: ул. Ленина, д. 23, г. Пермь, 614000.

5.10. Заинтересованные лица имеют право обжаловать действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе исполнения муниципальной работы, в судебном порядке.

5.11. Решения и (или) действия (бездействия) должностных лиц могут быть обжалованы путем подачи заявления в суд общей юрисдикции по месту жительства заявителя или по месту нахождения должностного лица, решение, действия (бездействие) которого оспариваются, либо в случае, когда заявителем является юридическое лицо, в Арбитражный суд.

5.12. Заявление может быть подано в суд в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав.