ПАМЯТКА О ПОРЯДКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ И ВЫДЕЛЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ НЕВОСТРЕБОВАННЫХ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Памятка подготовлена в целях упорядочения работы по проведению экспертизы ценности невостребованных личных документов (далее – НЛД).
Экспертиза ценности НЛД проводится для выделения документов к уничтожению по истечении сроков хранения на 01.01. текущего года или отбора их на постоянное хранение. Работа проводится ежегодно в несколько этапов:
1. Выборка фондов, имеющих в составе невостребованные личные документы с истекшим сроком хранения.
1.1. Выборка осуществляется по базе данных «Невостребованные личные документы» (далее – БД «НЛД»), содержащей записи обо всех НЛД, находящихся на хранении в МУ «Архив города Перми» (далее – архив).
1.2. В таблице «Трудовые книжки» по полю «Дата» отфильтровываются невостребованные личные документы, последние записи в которых сделаны:
-не позднее 50 лет назад – для трудовых книжек, документов об образовании и квалификации (отбор производится на основании ст. 342 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2002). Например: на 01.01. 2006 г. – 00.00.1955 г.;
-не позднее 100 лет назад – для метрических документов (ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Например: на 01.01.2006 г. – 00.00.1905 г.
1.3. Полученный список распечатывается, на его основе документы изымаются с места хранения.
2. Уточнение крайних дат.
2.1. Путем полистного просмотра документов уточняются крайние даты.
2.2. НЛД: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения – с записями, сделанными позднее 50 лет назад, а также метрические документы: свидетельства о рождении, о смерти, о заключении брака – с записями, сделанными позднее 100 лет назад, возвращаются на место хранения.
2.3. В БД «НЛД» и описи заносятся исправления выявленных технических ошибок.
3. Отбор документов для постоянного хранения.
3.1. При выборке документов, предназначенных для уничтожения по истечении сроков хранения, проводится отбор документов, представляющих интерес для историко-биографических исследований, – для постоянного хранения в коллекции документов по личному составу (фонд № 150).
4. Оформление документов по результатам экспертизы ценности НЛД.
4.1. Результаты экспертизы ценности НЛД согласовываются на ЭМК архива с предоставлением сведений о количестве ед. хр. и документов дела, выделенных к уничтожению из фондов архива.
4.2. В зависимости от результатов могут быть оформлены следующие документы:
-акт о выделении к уничтожению документов по истечении сроков хранения (приложение № 1);
-акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 2);
-акт об изъятии подлинных документов в связи с уничтожением (приложение № 3);
4.3. Акты утверждаются директором архива.
4.4. Из БД «НЛД» сотрудником, ответственным за ведение базы, удаляется соответствующее количество записей, в описях ставится отметка о выбытии.
4.5. Новые итоговые записи в описях составляет главный хранитель фондов архива.
4.6. В БД «Архивный фонд» с 3-го экземпляра описи вносятся изменения сотрудником, ответственным за ведение базы.
4.7. Акты с отметкой о дате и способе уничтожения сдаются на хранение в дело фонда.
