Научно-техническая обработка документов в Архиве

Научно-техническая обработка (НТО) - это комплекс мероприятий, связанных с упорядочиванием документов организации. Данный вид деятельности включает проведение экспертизы ценности документов, формирование их в единицы хранения (дела), подшивку дел, нумерацию листов, оформление обложек, составление листов-заверителей, внутренних описей, описей дел и научно-справочного аппарата к документам фонда (предисловий, исторических справок), а также уничтожение утративших ценность документов. Полный перечень видов работ по НТО, выполняемых Муниципальным бюджетным учреждением «Архив города Перми» с указанием их стоимости можно найти на официальном сайте архива в разделе «Тарифы».

Архив осуществляет научно-техническую обработку документов на договорной основе. В соответствии с условиями договора может осуществляться как полная обработка документов, так и отдельные ее виды. В зависимости от этого в архив поступают частично обработанные документы или документы в состоянии россыпи (Фото 1, 2). Часто поступившие документы требуют реставрации или ремонта (Фото 3).  Осмотр, сортировка поступивших документов проводится в комнате первичной обработки (Фото 4). Составляется сдаточная опись. На этом же этапе проводится экспертиза предмета договора: определение и обсуждение с заказчиком видов работ НТО, определение сроков выполнения работ, объемов и стоимости предполагаемых работ. При необходимости сотрудники архива могут выехать к заказчику для согласования условий договора.

Основу научно-технической обработки документов составляет экспертиза ценности отдельных документов, формирование их в дела, оформление дел.

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – это изучение состава и содержания документов организации на основании критериев ценности в целях определения сроков их дальнейшего хранения. Специалисты архива проводят полистный просмотр документов, выделяя документы постоянного хранения; документы по личному составу, хранящиеся 75 (50) лет; документы, подлежащие уничтожению (Фото 5). ЭЦД проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Оформление дел предусматривает: систематизацию включенных в них документов (Фото 6,7);

подшивку дел (Фото 8-11); нумерацию листов (Фото 12),

оформление листа-заверителя (Фото 13); обложки (Фото 14); внутренней описи (при необходимости).

Готовое дело поступает в архивохранилище, где для хранения документов созданы соответствующие нормативным требованиям условия (Фото 15-18).

В целом научно-техническая обработка документов требует знания существующего законодательства, специфики работы организаций различной направленности, опыта работы в сфере делопроизводства и архивного дела, наличия соответствующего материально-технического обеспечения. В МБУ «Архив города Перми» есть специалисты, обладающие большим опытом работы с архивами различного объема и сложности, а также соответствующая материально-техническая база. Доверьте обработку архива профессионалам.