ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению
Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.
Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.
При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:
-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);
-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;
-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;
-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.
Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.
В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента
При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:
ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.
ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации.
Индекс дела |
Заголовок дела |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечания |
1 |
2 |
3 |
4 |
01. Организационно-распорядительная деятельность |
|||
01-01 |
Нормативные акты (постановления, распоряжения, решения) по вопросам организации работы |
ДМН, |
Касающиеся деятельности учреждения – постоянно |
01-02 |
Устав |
Постоянно, |
|
01-03 |
Лицензии на право ведения образовательной деятельности, дополнительных образовательных услуг |
Постоянно, |
|
01-04 |
Свидетельство об аттестации и государственной аккредитации |
Постоянно, ст. 21 |
|
01-05 |
Договор с учредителем |
Постоянно, ст. 14 |
|
01-06 |
Приказы директора учреждения по основной деятельности |
Постоянно, |
|
01-07 |
Журнал регистрации приказов по основной деятельности |
Постоянно |
Хранятся в организации |
01-08 |
Годовые планы работы учреждения |
Постоянно, |
|
01-09 |
Годовые отчеты учреждения |
Постоянно, |
|
01-10 |
Правила, инструкции, положения, регламенты, присланные для сведения |
3 года, |
После замены новыми |
01-11 |
Правила, инструкции, положения, регламенты, разработанные в учреждении |
Постоянно, |
|
01-12 |
Протоколы совещаний у директора |
Постоянно, |
|
01-13 |
Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене директора |
Постоянно, |
|
01-14 |
Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене должностных ответственных и материально-ответственных лиц |
5 лет, |
После смены должностного, материально-ответственного лица |
01-15 |
Протоколы заседаний совета учреждения |
Постоянно, ст. 5-в |
|
01-16 |
Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности |
5 лет, |
|
01-17 |
Переписка с организациями по основным вопросам деятельности |
5 лет ЭПК, |
|
02. Организация учебного процесса |
|||
02-01 |
Годовой план учебно-воспитательной работы |
Постоянно, ст. 90-а |
|
02-02 |
Годовой отчет об учебно-воспитательной работе |
Постоянно, ст. 114-б |
|
02-03 |
Годовые учебные планы (в том числе дополнительных образовательных услуг) |
ДЗН, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
02-04 |
Положения о введении единой формы в учреждении, о приеме в 1 и 11 классы, о дополнительных образовательных услугах, о факультативах |
Постоянно, ст. 16 |
|
02-05 |
Документы (планы, методические разработки, статьи, отчеты) об участии учреждения в федеральных программах, экспериментальных педагогических площадках, конференциях, конкурсах, грандах |
Постоянно, ст. 39 |
|
02-06 |
Годовые статистические отчеты о работе учреждения (ф. ОШ) |
5 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
02-07 |
Протоколы заседаний педагогического совета учреждения |
Постоянно, ст. 5-в |
|
02-08 |
Протоколы заседаний методических объединений учреждения |
Постоянно, ст. 5-в |
|
02-09 |
Документы (сводки, аналитические таблицы, справки) по организации учебно-воспитательной деятельности учреждения, представляемые в муниципальный комитет по образованию и науке администрации г. Перми |
Постоянно, ст. 42 |
|
02-10 |
Документы (заявления, переписка, решения) о совместной работе учреждения и правоохранительных органов с несовершеннолетними детьми |
5 лет, ЭПК, ст. 58 |
|
02-11 |
Книга учета выдачи свидетельств об основном общем образовании (вторая ступень) |
50 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
02-12 |
Книга учета выдачи свидетельств о среднем (полном) общем образовании (третья ступень) |
50 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
02-13 |
Книга учета выдачи свидетельств о неполном среднем образовании |
50 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
02-14 |
Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей |
50 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
02-15 |
Книга учета пропущенных и замещенных уроков |
5 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
02-16 |
Документы (фотографии, сценарии, тематические планы) о проведении конкурсов, концертов, фестивалей, олимпиад, викторин для учащихся |
Постоянно, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
03. Учебно-воспитательная деятельность |
|||
03-01 |
Расписание занятий |
1 год, |
|
03-02 |
Классные журналы |
5 лет, |
Перечень просвещен. 1989 г., изъятые сводные ведомости успеваемости – не менее 25 лет |
03-03 |
Индивидуальные учебные планы педагогов |
5 лет, |
Т.П. 1989 г. |
03-04 |
Приказы директора учреждения по движению учащихся |
75 лет, ЭПК, ст. 6-б |
|
03-05 |
Алфавитная книга записи учащихся |
50 лет, ст. 329 |
Перечень просвещения, 1989 г. |
03-06 |
Личные дела учащихся |
3 года , |
После окончания учреждения. Перечень просвещения, 1989 г. |
03-07 |
Экзаменационные работы учащихся |
3 года, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
03-08 |
Протоколы заседаний экзаменационных комиссий |
3 года, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
03-09 |
Документы (отчеты о проведении, сведения, ведомости оценок) по итогам проведения единого государственного экзамена (ЕГЭ) |
5 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
03-10 |
Книга учета детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, воспитанников учреждения |
5 лет, |
|
03-11 |
Журнал группы продленного дня |
5 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
03-12 |
Журнал учета факультативных занятий |
5 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
03-13 |
Журнал учета кружковой работы |
5 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г.
|
04. Кадровое обеспечение |
|||
04-01 |
Типовые (примерные) должностные инструкции, разработанные в учреждении |
Постоянно, |
Персональные – в составе личных дел, решение ЦЭПК от 27.10.2003 |
04-02 |
Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении) |
75 лет, |
|
04-03 |
Приказы директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировок, дежурствах, взысканиях) |
5 лет, |
|
04-04 |
Личные дела педагогов и работников учреждения |
75 лет, ЭПК, |
|
04-05 |
Личные карточки Ф. Т-2 (в том числе временных работников) |
75 лет, ЭПК, |
|
04-06 |
Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел |
75 лет, ЭПК, |
|
04-07 |
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий |
15 лет, ЭПК, |
|
04-08 |
Книга (журнал) регистрации приказов по личному составу |
75 лет, |
|
04-09 |
Книга (журнал) регистрации трудовых договоров |
75 лет, |
|
04-10 |
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования, |
Невостребованные – не менее 50 лет |
04-11 |
Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
50 лет, |
|
04-12 |
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и т.д.), не вошедшие в состав личных дел |
5 лет, |
|
04-13 |
Графики предоставления отпусков |
1 год, |
|
05. Бухгалтерский учет и отчетность |
|||
05-01 |
Штатное расписание и изменения к нему |
Постоянно, |
|
05-02 |
Годовые сметы доходов и расходов, расчеты к ним |
Постоянно, |
|
05-03 |
Годовые бухгалтерские отчеты, документы (приложения, пояснительные записки, специализированные формы) к ним |
Постоянно, |
|
05-04 |
Годовые отчеты об исполнении сметы расходов |
Постоянно, |
|
05-05 |
Годовые отчеты по налогам |
Постоянно, |
|
05-06 |
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному) |
Постоянно, |
|
05-07 |
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов |
5 лет, |
При условии завершения проверки (ревизии) |
05-08 |
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) |
5 лет, ЭПК, |
После истечения срока действия договора |
05-09 |
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера) |
5 лет, |
При условии завершения проверки |
05-10 |
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) |
5 лет, |
При условии завершения проверки |
05-11 |
Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
5 лет, |
При условии завершения проверки |
05-12 |
Исполнительные листы |
ДМН, |
Не менее 5 лет |
05-13 |
Книги (журналы, карточки) учета договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) |
5 лет, ЭПК, |
После окончания срока действия последнего договора, соглашения |
05-14 |
Книги (журналы, карточки) учета основных средств (зданий, сооружений) |
5 лет, |
После ликвидации основных средств |
05-15 |
Книги (журналы, карточки) учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) |
5 лет, |
При условии завершения проверки |
05-16 |
Книги (журналы, карточки) учета доверенностей |
5 лет, |
При условии завершения проверки |
05-17 |
Положение о премировании работников |
5 лет, ЭПК, |
После замены новыми |
05-18 |
Лицевые счета работников |
75 лет, ЭПК, |
|
05-19 |
Договоры о материальной ответственности |
5 лет, |
После увольнения материально-ответственного лица |
05-20 |
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов |
5 лет, |
|
05-21 |
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков |
ДМН, |
Не менее 5 лет |
05-22 |
Листки нетрудоспособности |
5 лет, |
|
05-23 |
Графики учета рабочего времени |
1 год, |
|
06. Документационное обеспечение управления |
|||
06-01 |
Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в школе |
Постоянно, |
|
06-02 |
Положения об ЭК и архиве учреждения |
Постоянно, |
|
06-03 |
Номенклатура дел учреждения |
Постоянно, |
|
06-04 |
Протоколы заседаний постоянно действующей ЭК |
Постоянно, |
|
06-05 |
Описи дел постоянного хранения |
Постоянно, |
|
06-06 |
Описи дел временного хранения |
3 года, |
После уничтожения дел |
06-07 |
Дело фонда (исторические и тематические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) |
Постоянно, |
На муниципальное хранение передается при ликвидации |
06-08 |
Журнал учета выдачи дел во временное пользование |
3 года, |
|
06-09 |
Журнал регистрации поступающих документов |
3 года, |
В электронной форме |
06-10 |
Журнал регистрации отправляемых документов |
3 года, |
В электронной форме |
06-11 |
Журнал регистрации телефонограмм |
3 года, |
В электронной форме |
06-12 |
Обращения граждан, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению |
5 лет, |
В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения |
06-13 |
Журнал регистрации обращений граждан |
5 лет, |
|
07. Административно-хозяйственная деятельность, |
|||
07-01 |
Свидетельства на право оперативного управления зданием, пользования земельным участком |
Постоянно, ст.57 |
|
07-02 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
1 год, |
После замены новыми |
07-03 |
Договоры по техническому обслуживанию здания и помещения, оргтехники и оборудования |
5 лет, ЭПК, |
После истечения срока действия договора |
07-04 |
Договоры о водоснабжении, теплоснабжении и энергоснабжении |
5 лет, |
После истечения срока действия договора |
07-05 |
Технические паспорта здания и оборудования |
5 лет, ЭПК, |
После ликвидации здания, списания оборудования |
07-06 |
Технические паспорта транспортных средств |
До списания транспортных средств |
|
07-07 |
Переписка об административно-хозяйственных расходах (о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи) и по вопросам материально-технического обеспечения |
1 год, |
|
07-08 |
Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах, оборудовании, продукции |
5 лет, |
|
07-09 |
Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов, продукции, оборудования |
5 лет, |
|
07-10 |
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий, помещений, занимаемых учреждением |
5 лет, ЭПК, |
|
07-11 |
Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов |
Постоянно, |
|
08. Охрана труда, техника безопасности |
|||
08-01 |
Документы (акты, предписания, справки и др.) по технике безопасности |
5 лет, ЭПК, ст. 295 |
|
08-02 |
Переписка с предприятиями, организациями, образовательными учреждениями по вопросам охраны труда и технике безопасности |
10 лет, ст. 299 |
|
08-03 |
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций |
ДЗН, ст.309 |
|
08-04 |
Документы (программы, списки, переписка и др.) об обучении работников по технике безопасности |
5 лет, ст. 314 |
|
08-05 |
Протоколы аттестации по технике безопасности |
5 лет, ст. 315 |
|
08-06 |
Книга учета инструктажа по технике безопасности |
10 лет, ст. 316-б |
|
08-07 |
Журнал учета регистрации несчастных случаев, учета аварий |
Постоянно, ст.320 |
|
08-08 |
Документы (протоколы, акты, справки и др.) о производственных авариях и несчастных случаях |
45 лет, ЭПК, ст. 322-а |
Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно |
08-09 |
Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о санитарном состоянии учреждения |
5 лет, ст.326 |
|
08-10 |
Документы (списки, справки, информации и др.) о проведении медицинских осмотров работников |
5 лет, ст.330 |
|
09. Библиотека |
|||
09-01 |
Инвентарные книги учета материалов библиотек и справочно-информационных фондов |
До ликвидации библиотеки, |
Т.П. 1989 г. |
09-02 |
Книги суммарного учета библиотечного фонда |
До ликвидации библиотеки, |
Т.П. 1989 г. |
09-03 |
Дневник учета работы библиотеки |
До ликвидации библиотеки, |
Т.П. 1989 г. |
09-04 |
Картотеки учета периодических изданий |
До |
Т.П. 1989 г. |
09-05 |
Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступающую в библиотеку литературу |
3 года, |
Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда |
09-06 |
Картотеки формуляров выданных книг |
До |
Т.П. 1989 г. |
09-07 |
Книги учета литературы |
3 года, |
Т.П. 1989 г. |
09-08 |
Списки литературы, изъятой из обращения |
До |
Т.П. 1989 г. |
09-09 |
Акты списания книг и периодических изданий |
10 лет, |
Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда |
09-10 |
Акты инвентаризационных проверок библиотеки |
До |
Т.П. 1989 г. |
09-11 |
Каталоги книг (систематические, предметные, алфавитные) |
До
|
Т.П. 1989 г. |
10. Медицинская часть |
|||
10-01 |
Медицинские карты (истории болезней) детей |
5 лет, |
Перечень просвещения, 1989 г. |
10-02 |
Документы (планы, справки, списки, графики, переписка) о периодических осмотрах и прививках учащихся |
3 года, |
Т.П. 1989 г. |
10-03 |
Требования (заявки) на медикаменты |
3 года, |
Т.П. 1989 г. |
СОГЛАСОВАНО
ЭПМК агентства
по делам архивов Пермского края
Протокол от 26.04.2007 № 4
СОГЛАСОВАНО
ЭМК МУ «Архив города Перми»
Протокол от 07.09.2006 № 10
Список сокращенных слов
ДЗН – до замены новыми
ДМН – до минования надобности
Т.П. – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989)
ЭК – экспертная комиссия
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия
ЭПМК – экспертно-проверочная методическая комиссия