ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия (далее – ЭК) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение в МУ «Архив города Перми» документов Архивного фонда Пермской области, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, предприятия, учреждения (далее – учреждения).

1.2. ЭК является совещательным органом, ее решения фиксируются в протоколах и вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения.

1.3. ЭК создается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, возглавляет ЭК председатель – один из руководящих работников учреждения, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем ЭК назначается заведующий архивом учреждения или специалист, ответственный за архив учреждения.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется действующим законодательством РФ и Пермской области об архивном деле, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства РФ (Росархива), комитета по делам архива Пермской области и МУ «Архив города Перми», приказами руководителя учреждения, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.5. Положение об ЭК разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается МУ «Архив города Перми» и утверждается руководителем учреждения.

2. Задачи ЭК

Задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки дел к архивному хранению;

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в МУ «Архив города Перми».

3. Функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК осуществляет следующие функции:

3.1. Организация и проведение ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

3.2. Осуществление методического руководства работой по разработке номенклатуры дел, по подготовке документов учреждения к архивному хранению по экспертизе ценности документов учреждения;

3.3. Содействие и методическая помощь специалистам учреждения по вопросам ведения делопроизводства и архива:

-по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Пермской области;

-по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кино-, фото-, видеосъемки, фонозаписи) с целью создания устной истории своего учреждения;

3.4. Рассмотрение, принятие решения об одобрении, согласовании, утверждении и представление:

3.4.1. На утверждение ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области, а затем на утверждение руководителя:

-описи дел постоянного хранения;

-актов о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

3.4.2. На согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области:

-номенклатуры дел учреждения;

-описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;

3.4.3. На рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области:

-предложения об определении сроков хранения, не предусмотренных перечнем;

3.4.4. На утверждение руководителя учреждения:

-акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме перечисленных в п.3.4.1;

-акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

3.5. Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в учреждении;

3.6. Проведение консультаций для сотрудников по вопросам работы с документами совместно со службами делопроизводства и кадров, участие в проведении мероприятий по повышению их квалификации.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и сотрудникам учреждения по вопросам в пределах своей компетенции;

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

-письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного срока хранения;

-предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

4.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей МУ «Архив города Перми», других организаций;

4.4. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы;

4.5. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;

4.6. Представлять свое учреждение в комитете по делам архивов Пермской области.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже 2 раз в год;

5.2. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседаниях не позднее чем через 10 дней;

5.3. Заседания ЭК протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем учреждения;

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют;

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»

Протокол от 29.08.2005 г.  № 11