ПАМЯТКА О ПОРЯДКЕ  ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ И ВЫДЕЛЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ НЕВОСТРЕБОВАННЫХ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Памятка подготовлена в целях упорядочения работы по проведению экспертизы ценности невостребованных личных документов (далее – НЛД).

Экспертиза ценности НЛД проводится  для выделения документов  к уничтожению по истечении сроков хранения на 01.01. текущего года или отбора их на постоянное хранение. Работа проводится ежегодно в несколько этапов:

1. Выборка фондов, имеющих в составе  невостребованные личные  документы с  истекшим сроком хранения.

1.1. Выборка осуществляется по базе данных «Невостребованные личные документы» (далее – БД «НЛД»), содержащей записи  обо всех НЛД, находящихся на хранении в МУ «Архив города Перми» (далее – архив).

1.2. В таблице «Трудовые книжки» по полю  «Дата» отфильтровываются невостребованные личные документы,  последние записи в которых сделаны:

-не позднее 50  лет назад – для трудовых книжек, документов об образовании и квалификации  (отбор производится на основании ст. 342 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2002). Например: на 01.01. 2006 г. – 00.00.1955 г.;

-не позднее 100 лет назад –  для  метрических документов (ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»  от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Например: на 01.01.2006 г. – 00.00.1905 г.

1.3. Полученный список распечатывается,   на его основе документы изымаются с места хранения.

2. Уточнение крайних дат.

2.1. Путем   полистного   просмотра   документов  уточняются крайние даты.

2.2. НЛД:   трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения –   с записями, сделанными позднее 50 лет назад,  а также метрические документы:  свидетельства о рождении, о смерти, о заключении брака –  с записями, сделанными позднее 100 лет назад,   возвращаются на место хранения.

2.3. В  БД «НЛД» и описи  заносятся  исправления выявленных технических ошибок. 

3. Отбор документов для постоянного хранения.

3.1. При выборке документов, предназначенных для уничтожения по истечении сроков хранения, проводится отбор документов, представляющих интерес для историко-биографических исследований, –  для постоянного  хранения в коллекции документов по личному составу (фонд № 150).

4. Оформление документов по результатам экспертизы ценности НЛД.

4.1. Результаты экспертизы ценности НЛД согласовываются  на ЭМК архива с предоставлением  сведений о количестве ед. хр.  и   документов дела,  выделенных к уничтожению из фондов архива.

4.2. В зависимости от результатов  могут быть оформлены следующие документы:

-акт о выделении к уничтожению документов по истечении сроков хранения (приложение № 1);

-акт о не обнаружении документов,  пути розыска которых исчерпаны (приложение  № 2);

-акт об изъятии подлинных документов в связи с уничтожением (приложение № 3);

4.3.  Акты утверждаются директором архива.

4.4. Из БД «НЛД» сотрудником, ответственным за ведение базы, удаляется соответствующее количество записей, в описях ставится отметка о выбытии.

4.5. Новые  итоговые записи в описях составляет главный хранитель фондов архива.

4.6. В БД  «Архивный  фонд» с 3-го  экземпляра описи вносятся изменения сотрудником, ответственным за ведение базы.

4.7. Акты с отметкой о дате и способе  уничтожения сдаются на хранение  в дело фонда. 

Приложения к этой статье

Услуги

Тарифы

Контакты

  • Rambler's Top100














.