Отчет о выполнении плана работы
МУ «Архив города Перми» за 9 месяцев 2009 года
Введение
Основными задачами архива в 2009 году были следующие работы:
- завершение ремонта и освоение нового помещения по адресу проезд Я.Коласа, 5;
- издание книги «Малые истории земные. Календарь — справочник города Перми на 2009 год»;
- выполнение постановления администрации города «Об утверждении графиков представления номенклатуры дел, описей дел и передачи дел на муниципальное хранение в МУ „Архив города Перми“ организациями — источниками комплектования архива на 2009 год» от 30.12.2008 № 1268.
Работы по ремонту и установке мобильных стеллажей в новом помещении продолжались и в первые месяцы года. По мере готовности хранилищ № 1 и № 2 проводилась перевозка документов, мебели, оборудования, устройство рабочих мест сотрудников, и с 6 марта 2009 года архив размещается по двум адресам: проезд Якуба Коласа, 5 и бульвар Гагарина, 58а (хранилище № 3).
Площадь нового помещения (879,1 кв.м.), к сожалению, не решила полностью проблему обеспеченности архива необходимыми площадями, но она позволила существенно улучшить условия размещения документов, труда и отдыха сотрудников. С четырех до двух сократилось количество помещений архива: архив освободил помещения по трем адресам (ул. Сибирская, 15; ул. Горького, 14-б; бульвар Гагарина, 58-г).
После проведенной в апреле проверки помещения архива противопожарной инспекцией, в число приоритетных задач вошло решение проблемы по устранению замечаний по противопожарной безопасности.
В августе состоялась проверка деятельности архива по соблюдению архивного законодательства комиссией Приволжского федерального округа. Справка по итогам проверки пока не поступила, но на словах руководителем комиссии объявлено, что имеется три замечания:
- о несоблюдении температурно-влажностного режима в хранилищах (причина — отсутствие специализированного здания),
- по имеющейся задолженности поступления дел от организаций-источников (причина — отсутствие до текущего года резерва площадей, задолженность будет ликвидирована в 2010 году),
- по структуре готовящегося путеводителя по фондам архива (замечание устранено).
Правовое и организационное обеспечение работы архива
В целях приведения правовых актов в соответствие с действующим законодательством:
- внесены изменения в распоряжение руководителя аппарата администрации города от 24.11.2008 № 32-ар «Об утверждении тарифов на платные услуги, оказываемые муниципальным учреждением «Архив города Перми» — издано распоряжение руководителя аппарата от 16.01.2009 № 1-ар;
- постановлением администрации города Перми от 30.01.2009 № 31 признаны утратившими силу отдельные правовые акты (постановления администрации города от 26.07.1993 № 919, от 20.09.1993 № 1257, от 20.07.2007 № 291; постановление Главы города от 31.03.2000 № 108).
В связи с переездом и изменениями законодательства внесены необходимые изменения в Устав архива от 2004 года: издано распоряжение руководителя аппарата от 03.04.2009 № 47-ак.
Проведена необходимая регистрация архива в налоговых органах, в ФСС, органе ОМС и Пенсионном фонде Дзержинского района, управлении статистики.
Проведено 8 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) архива, на которых рассмотрены и согласованы 7 методических разработок: программа семинара-практикума «О порядке ведения архива организации»; примерные положения об ЭК и архиве МУ «Содержание объектов инженерной инфраструктуры»; положения об ЭК и архиве 4-х организаций — МУК «Планетарий», комитета по молодежной политике, департамента дорог и транспорта, управления здравоохранения администрации г. Перми; указатель документов по личному составу аптечных учреждений г. Перми и Пермской области; а также 24 описи на 1355 дел, из них 16 архивных на 973 дела (личного происхождения 5 на 67 дел; по личному составу 11 на 906 дел) и 8 описей по личному составу ликвидированных организаций на 382 дела.
Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Пермского края
На 01.10.2009 занимаемая площадь под хранение документов составляет 700,68 кв.м. По сравнению с 2008 годом площадь хранилищ увеличилась на 175 кв.м. Создать резерв свободных мест в 849 архивных полок позволили механические стеллажи.
Архивные фонды размещены в порядке возрастания номеров в хранилище № 2, в хранилище № 1 — тоже по номерам фондов, но в каждой отдельной группе: постоянного хранения, по личному составу, личные фонды и коллекции.
В связи с переездом уделялось повышенное внимание мероприятиям по контролю над соблюдением режимов хранения, в т.?ч.:
- измерения показателей температурно-влажностного режима два раза в неделю электронными психрометрами, сведения фиксируются в журналах регистрации показаний, в т.?ч. отметки о принимаемых мерах (проветривание, влажная уборка). Средние показатели ТВ-режима: t = 22,5С, влажность — 40,6%. Кондиционеры обеспечивают рециркуляцию воздуха, но нормализации ТВ- режима пока не достигнуто.
- санитарно-гигиенического: влажная уборка два раза в неделю, обеспыливание первичных средств хранения — 6421 коробка или 56% годового плана, необходимая дезинфекция, дезинсекция и дератизация помещений.
- охранного: оснащены пожарно-охранной сигнализацией с выводом на пульт охраны оба помещения архива. Переработаны инструкции по охранному режиму и противопожарной безопасности.
- светового: окна в хранилищах № 1, 2 оборудованы рольставнями, в хранилище № 3 — светозащитными жалюзи, все документы в архивохранилищах закартонированы.
Всего за 9 месяцев закартонированы 1864 ед.хр. и перекартонированы 441 ед.хр. в 324 коробках. Отремонтировано 146 и заменено 53 коробки, испорченных при переезде. Работа по ремонту 38 коробок и замене 7 коробок будет завершена в 4-м квартале.
Проведены работы по улучшению физического состояния 2512 ед.хр. при плане на год 2000 дел. Хранителями подшиты 337 ед.хр., в том числе 37 при обнаружении, 133 при упорядочении; заменены и оформлены обложки у 699 ед.хр., пронумеровано 24047 листов в 206 ед.хр., проведен мелкий ремонт 12460 листов в 245 ед.хр., подшито 933 описи, 92 дела фондов.
Проведена проверка наличия и физического состояния дел 6 фондов, поступивших на хранение в 1998 году и 2 фондов, прошедших описание в 1998 году. По результатам проверки составлен сводный лист проверки, справка и план устранения замечаний по итогам проверки (по 107 ед.хр.).
Проведена экспертиза ценности 217 ед.хр., из них выделены к уничтожению — 83 ед.хр., увеличен срок хранения — 19 ед.хр., изменен срок хранения на «постоянно» — 1 ед.хр.
Загруженность архивохранилищ составляет 76%, резерв — 24% (свободных полок — 849). На коробки наклеены 598 ярлыков. Составлено 130 новых и внесены изменения и дополнения в 45 топографических указателей.
Всего по итогам 9 месяцев из хранилищ выдано 33827 ед.хр. (по плану на год — 40 000): 31332 — для исполнения запросов; 239 — для улучшения физического состояния, 2500 — по требованиям, из них в читальный зал — 1157; 1 ед.хр. выдавалась во временное пользование (возвращено).
Проводилась полистная проверка дел, выдававшихся по требованиям, — 178459 листов в 1396 ед.хр. Порядок выдачи и возврата дел, соблюдение сроков контролировался — проведено 9 проверок.
Государственный учет документов Архивного фонда Пермского края
Оформлено поступление 3360 ед. хр., из них: управленческих документов — 895, документов личного происхождения — 254 усл. ед.хр., по личному составу — 2211. Открыто 25 новых фондов, дополнительно поступили документы по 17 фондам. Снято с учета 1246 ед. хр.
Всего в архиве на 01.10.2009 1173 фонда, в них 135 580 ед. хр., 10 845 невостребованных личных документов.
Проведена сверка данных по учету в традиционной форме и в БД «Архивный фонд»: по итогам 9 месяцев расхождений нет.
Формирование Архивного фонда Пермского края и взаимодействие с организациями — источниками комплектования
За отчетный период специалистами отдела было дано 1168 консультаций (за тот же период 2008 г. — 1002), в том числе осуществлено 110 выходов в организации. Организациям-источникам комплектования дано 765 консультаций, организациям — потенциальным источникам — 20, ликвидируемым организациям — 336 и организациям по договору — 44 консультации.
Работа с организациями-источниками комплектования ведется в рамках выполнения постановления администрации города Перми, которым утверждены графики представления номенклатур, описей и передачи дел на архивное хранение в 2009 году. На 01.10.2009 график представления номенклатур выполнен полностью, график представления описей на 92,5%, график приема-передачи дел на постоянное хранение на 87% (одна из 8-ми организаций передала документы с нарушением срока — в октябре). Кроме запланированных четырех номенклатуры представили ещё 16 организаций, в которых произошли реорганизационные изменения.
Учитывая, что многие организации впервые передают документы на архивное хранение, специалисты отдела практикуют проведение ознакомительных проверок, которые помогают выявить недостатки в оформлении дел.
Соблюдается график проверок соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях-источниках комплектования: проверки проведены в 9 организациях. Одна из проверок (в Управлении жилищных отношений) была осуществлена совместно со специалистами управления по общим вопросам администрации города Перми.
На рассмотрение экспертов ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края за 9 месяцев было представлено 74 годовых раздела описей дел на 1410 ед.хр. и два акта об не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
Продолжалась работа по оказанию услуг по абонентному обслуживанию. Заключены договоры с тремя организациями. Кроме того, специалистами отдела в третьем квартале было подготовлено и проведено семь семинаров для муниципальных лечебных учреждений по теме: «Архив организации: создание и ведение», на которых присутствовало 134 человека. Для проведения семинаров, кроме традиционного раздаточного материала, с помощью демонстрационного оборудования использовался наглядный материал, подготовленный специалистами отдела комплектования и сектора НСА и ИПС.
Специалисты отдела приняли участие в двух заседаниях ЭК организаций-источников комплектования: администрации города Перми и Департамента планирования и развития территории города Перми.
Начальник отдела комплектования приняла участие в заседаниях ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края: в качестве эксперта ею проведена экспертиза номенклатур дел 18 организаций (1824 заголовков) и 299 годовых разделов описей дел (5619 ед.хр.).
Отдел организует производственную практику студентов средних специальных и высших учебных заведений в структурных подразделениях архива. За 9 месяцев практику прошло 6 студентов Пермского государственного автотранспортного колледжа, Пермского колледжа экономики, статистики и информатики — филиала ГОУ ВПО «МЭСИ», Пермского филиала Российского университета дружбы народов.
Комплектование документами личного происхождения в отчетном периоде заключалось в оформлении дел личного фонда художницы Е.?В. Камшиловой.
Сформировано, подготовлено к подшивке и оформлению внутренних описей 72 ед.хр.
Уделялось внимание инициативному документированию: продолжилась работа по фотографированию зданий, исторических мест и памятников города Перми, и мероприятий архива: осуществлено 8 выходов, сделано 582 фотографии и составлено 395 аннотаций к ним.
Работа с ликвидированными организациями заключалась в оказании консультативной помощи, редактировании описей дел: 17 разделов описей, 697 статей.
Кроме того, заключено 10 договоров с ликвидированными организациями об оказании им услуг по обработке документов.
Группой обработки упорядочено 1432 ед.хр. двадцати двух организаций (за тот же период 2008 года — 1181 ед.хр.).
Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированных ИПС
Особенностью работы специалистов сектора НСА и ИПС в отчетном периоде являлось налаживание работы всего парка компьютерной и оргтехники на новом месте, создание нового Интернет-сайта архива, его ведение.
Выполнен плановый объем по сверке описей для конвертации данных в БД «Архивный фонд»: 375 фонда, 459 описи.
Конвертацию после сверки прошли 6840 заголовков дел, корректированию заголовков дел — 8613 заголовка.
По результатам сверки проведено усовершенствование справочного аппарата к описям: оформлены страховые экземпляры — по 79 описям; заменены титульные листы в 25 фондах; составлены листы переименований — 142; составлены оглавления — 59; составлены предисловия — 16; создан 1 список сокращений; создан 21 указатель.
Внесены необходимые дополнения в Межфондовый Путеводитель по фондам архива и Именной указатель по фондам личного происхождения.
Окончена работа по созданию экспериментальной версии Алфавитного указателя организаций, документы которых имеются на хранении в архиве. Версия запущена для тестирования.
После переработки описей фонда № 1071 «Муниципальное унитарное предприятие «Пермские аптеки города Перми» был переиздан Указатель к документам по личному составу аптечных учреждений г. Перми и Пермской области.
Всего в БД «АФ» на 01.10.2009 введено 133822 (98,703% от общего количества дел — 135580), сконвертировано 135376 заголовка (99,849%).
Ежеквартально формируются номерники по хранилищам, ежемесячно формируются списки фондов, вновь поступивших и фондов, по которым отмечены дополнительные поступления за истекший месяц. Своевременно выводятся проблемы конвертации, устраняются ошибки.
Выполнен плановый объем работ по созданию базы данных «Документы органов самоуправления г. Перми»: введено 10154 записи.
Проведено сканирование документов для подготовки презентаций и для включения в фотокаталог — 720 документов. Продолжалось пополнение фотофонда (в электронном варианте).
Новый Интернет-сайт архива существует с 15.01.2009 г. В феврале месяце сайт был переведен на новое доменное имя и новый хостинг. Совместно со специалистами ООО «Архивные информационные технологии» информация со старого сайта (40 страниц) была перенесена на новый, добавлено 303 страницы новой информации. Обработаны и выложены 355 изображений в большом, 710 в уменьшенном виде. Разработана поисковая система «Каталог фондов» с конвертированием информации из программы «Архивный фонд». Проведена внутренняя (оптимизация текста на главной странице, создание мега-тегов, специальное форматирование текста, создание ссылок между страницами) и внешняя оптимизация сайта.
За 9 месяцев сайт посетили 6015 человек (уникальных посетителей, т.?е. с одного ip-адреса (компьютера), из них в гостевой книге оставили записи 25 человек, анкеты-заявления на получение справки заполнили — 17. За 9 месяцев посетителями было просмотрено 79486 страницы сайта.
Соединение с сайтом проходит как по прямому адресу, так и с поисковых систем, таких как Яндекс, Рамблер, Yahoo, Google и др. За 9 месяцев по прямому адресу permarchive.ru было зарегистрировано 16561 соединение, с крупных поисковых систем — 4100.
Подготовлена информация об архиве для Call-центра администрации города.
Предоставление информационных услуг и научное использование документов
Объем предоставления информационных услуг, по сравнению с январем—сентябрем 2008 года, увеличился. Всего поступило от физических и юридических лиц 6210 заявлений (на 657 заявлений больше, чем в 2008 г.), из них 580 заявлений (10%) было направлено в другие организации и архивы (как непрофильные) в основном, с рекомендациями о возможном местонахождении документов.
Выполнено запросов по документам архива — 5866 (в 2008 — 5270), из них: 5537 социально-правовых, 329 тематических.
Основная часть исполненных запросов касается сведений о трудовом стаже — 3173 запроса (54%) и заработной плате — 2056 запросов (35%), по иным темам исполнено 637 запросов (11%). Исполнено с положительным результатом — 3998 (68%), выдано отрицательных ответов — 1288 (22%).
В новом помещении архива оборудована приемная для посетителей с информационными стендами, столом для заполнения анкет-заявлений. Прием ведется без перерыва на обед, при необходимости одновременно двумя специалистами.
В приемной архива и по телефону дано 1858 консультаций о возможном местонахождении документов и готовности архивных справок, копий, выписок.
Публикации, теле- и радиосюжеты, выставки, работа читального зала
Издание книги «Малые истории земные» было завершено в первом квартале, проведены две презентации сборника: в малом зале администрации города (29 приглашенных) и на заседании клуба краеведов в краевой библиотеке им. Горького, в котором также приняли участие более 30 историков, архивистов, краеведов, библиотекарей, журналистов. Тираж книги (тысяча экз.) распространен безвозмездно в библиотеки, музеи, архивы города и края, а также в муниципальные органы и организации города.
Ведется работа по подготовке календаря-сборника на 2010 год (составлено 361 карточка-аннотация), а также составлено 234 аннотации для хроники по истории города за 2009 год.
Материалы архива — 13 статей и информаций — опубликованы в журнале «Ретроспектива», альманахе «Пермская старина», в информационно-методических бюллетенях Пермского городского Совета ветеранов, в газетах «Звезда», «Пермяки» (библиотека им. А.?М. Горького, клуб «Краевед»), «Ветеран Перми». Все опубликованные материалы размещены на страницах Интернет-сайта архива.
Подготовлено 2 теле-сюжета: к 8 марта о председателе Пермского горисполкома А.?Г. Упоровой; и о новоселье архива на краевом телевидении.
Подготовлена одна выставка «Широкая масленица. Проводы русской зимы» (9 фото, 4 текстовых документа, рисунки в русском народном стиле на 12 планшетах), размещенная в помещении архива.
В новом помещении появилась возможность для организации читального зала: выделено помещение, установлены стеллажи для материалов справочно-информационного фонда и краеведческой библиотеки, оборудовано место для работы сотрудника, ответственного за читальный зал, установлены 3 стола для посетителей.
Всего в читальном зале работало 56 человек, 148 посещений, из них по историческим вопросам — 2; по нормативно-правовым документам — 54.
В справочно-информационном фонде зарегистрированы новые поступления: 77 книг, 72 журнала. Выдано пользователям 414 экз. книг и методических материалов.
Выводы
С освоением нового помещения улучшились условия для работы сотрудников: отделы и сектора размещены в отдельных кабинетах, оборудованы необходимой мебелью, ПК и телефоном рабочие места, созданы условия для отдыха сотрудников.
Архиву удалось сохранить прежнюю штатную численность, и даже увеличить количество специалистов за счет перевода обслуживающего персонала на хоздоговоры.
Условия цокольного этажа в пятиэтажном жилом доме не являются идеальными для архивохранилища, и появились новые проблемы, которых не было ранее — протечки грунтовых вод, промокание стен и полов, появление плесени, устранение которых потребует как финансовых затрат, так и организационных усилий. Необходимо решать проблему с ремонтом полов во всем помещении архива.
В четвертом квартале основными задачами архива являются:
- работа по подготовке и переходу с 01.01.2010 года на новую систему оплаты труда; утверждение муниципальных заданий на 2010 год;
- выполнение плана по комплектованию архива;
- выполнение мероприятий по подготовке к работе в зимних условиях.
